De zorg in Nederland is continu in beweging. Hetzelfde geldt voor de financiering ervan. Dat vereist veel flexibiliteit van zorgverleners en hun ondersteunende afdelingen. Cliëntregistratie bijvoorbeeld is een heel belangrijk aspect geworden om een foutloze facturatie te garanderen. Daarnaast gaan ook zaken als de salarisadministratie en de financiële administratie gewoon door. Als Coördinator Administratie bij het SMO Verdihuis heeft Astrid Vissers dan ook een drukke agenda.
Astrid: "In mijn functie houd ik me bezig met het aanleveren van de rapportages voor het managementteam, het verzorgen van de kwartaalcijfers en het voorbereiden van de jaarcijfers. Daarnaast probeer ik ervoor te zorgen dat de dagelijkse gang van zaken op de afdeling Administratie vlekkeloos verloopt. De afdeling bestaat uit 6 medewerkers (3 fte’s). Een belangrijk onderdeel van onze afdeling is de Cliëntregistratie, waaronder de AWBZ-registratie. Hulpverleners schrijven de uren die ze besteden aan onze cliënten en die verwerken wij in de administratie. Op basis hiervan gaan de facturen de deur uit; een precies werkje dus!"
Lagere foutgevoeligheid
"Toen ik bij SMO Verdihuis kwam werken in 2004 bestond er al twee jaar een samenwerking met ADP. De keuze voor ADP heeft vooral te maken met de kwaliteit en het gemak van het systeem. Als je met algemene pakketten werkt, moet je zelf heel veel zaken inregelen, invoeren en bijhouden. Een servicebureau als ADP heeft wat dat betreft al heel veel klaargezet op het gebied van Cao’s, wettelijke zaken en salaristabellen. Je kunt dus meteen aan de slag, terwijl ook de foutgevoeligheid drastisch is verlaagd. Wij maken o.a. gebruik van Pion en daarnaast doen we veel met het Documentbeheersysteem, de module Aan- en afwezigheid en QlikView.
Vooral deze Business Intelligence tool biedt veel voordelen. Zo zijn er uitgebreide rapportagemogelijkheden en daar maken we veelvuldig gebruik van. De informatiebehoefte binnen onze organisatie is dan ook enorm gegroeid, in lijn met de groei van de organisatie zelf. Het aantal medewerkers van SMO Verdihuis is ruimschoots verdubbeld sinds ik hier ben komen werken in 2004. Van 48 medewerkers zijn we gegroeid naar ruim 110!"
Complexer en groter
“We hebben gelukkig het Excel sheets-tijdperk achter ons kunnen laten. De organisatie wordt groter en complexer en we hebben met steeds meer financieringsbronnen te maken zoals AWBZ en WMO. QlikView biedt uitgebreide mogelijkheden om snel en efficiënt cijfers en kengetallen te raadplegen en te presenteren, ook op afdelingsniveau. Verder zijn ook ziekteverzuim, contracten, signaleringen en de opbouw van ons personeelsbestand zaken waar we QlikView voor inzetten. De gemaakte rapportages worden gebruikt en besproken in het managementteamoverleg. Op dit moment kunnen wij nog prima uit de voeten met de vele standaard mogelijkheden binnen QlikView. Maar misschien dat we er in de toekomst nog meer mee gaan doen door ook zelf in XML mogelijkheden te ontwikkelen. We hebben er al een cursus voor gevolgd bij ADP!”
