ADP in het museum!
Een unieke combinatie van recreatie, educatie, onderzoek en beheer. Dat is het Nederlands Openluchtmuseum in Arnhem. Achter de bakstenen muur van het entreegebouw gaat een verrassend breed scala aan activiteiten schuil. Tot de medewerkers van het museumpark behoren dan ook zowel wetenschappers, kaartverkopers, tentoonstellingsmakers, onderhoudstechnici als rondleiders en zelfs hoveniers. Dit gevarieerde gezelschap heeft minstens één eigenschap gemeen: de trots op het werk èn de werkplek.
"Ook ik ben iedere dag blij dat ik hier werk", lacht Jacqueline van Creveld, hoofd Personeelszaken. "De omgeving is prachtig. De medewerkers zijn zonder uitzondering enthousiast. Je maakt met elkaar een mooi product. Daarnaast is mijn vak, personeelsmanagement, hier een bijzondere klus. Het niveau van onze 110 vaste en 50 seizoensmedewerkers is heel divers. Ook werken er hier veel additionele krachten zoals wsw'ers, mensen met een ID-baan en veel vrijwilligers, wel zo'n 300. We willen en moeten aan hoge eisen voldoen."
Forse besparing
Het Openluchtmuseum heeft ook te maken met medewerkers die in het weekende, tijdens avond-openstellingen en in het seizoen werken. Veel werk dus voor de salarisadministratie. Jacqueline van Creveld: "De salarisadministratie liep vanouds via een administratiekantoor. Toch kostte het de drie administrateurs heel veel tijd. Daarom hebben we er onlangs voor gekozen om de complete salarisadministratie door ADP te laten verzorgen. Een efficiencyslag die een forse financiële besparing oplevert."
Een stap die Jacqueline eigenlijk al veel eerder had willen zetten. "We zijn al meer dan tien jaar een verzelfstandigd museumbedrijf, na het Rijksmuseum trouwens een van de grootste van Nederland. We zijn dus geen overheidsinstelling meer. Toch ben je dan niet in èèn keer van alle ambtelijk geregelde zaken af. Zo hadden we een extern administratiekantoor terwijl onze eigen mensen ook over de nodige kennis en kunde beschikken. Het nut was onduidelijk. Naar aanleiding van een ADP-mailing zijn we dus eens gaan zitten voor een demo. Iedereen was enthousiast over de mogelijkheden van de ADP-dienstverlening. Zij hebben in feite de keuze gemaakt, al was het natuurlijk ook belangrijk dat we nu heel wat besparen!"
Voorcheck
Als eerste wilden we de grote groep seizoens-werkers in het nieuwe systeem ingevoerd hebben. "Een prima mogelijkheid om eens proef te draaien", vindt Jacqueline. "Al biedt het ADP-systeem eigenlijk altijd een extra check. Nadat je online gegevens hebt ingevoerd, kun je een snelle controle laten uitvoeren. Al na twee uur heb je je overzicht terug. Pas na ons akkoord wordt dan de definitieve run gedraaid. Een werkwijze waarbij we ons erg prettig voelen."
Multipay en Perman, de ADP-producten waarmee men bij het Openluchtmuseum werkt, bieden voldoende uitbreidingsmogelijkheden. "De volgende stap is het koppelen van een aantal administratieve systemen die nu nog naast elkaar bestaan", besluit Jacqueline van Creveld. "Geen geringe klus gezien de zeer diverse criteria die op ons personeelsbestand van toepassing zijn. Er is nog veel werk te doen!"
