Actief – kritisch – innovatief
“Wij zijn kritische gebruikers”. Zo stellen Pieter Terreehorst, Joris Donkel en Marjon Demmers, respectievelijk hoofd en applicatiebeheerders van de afdeling Personeels- en salarisadministratie van de gemeente Haarlem zich voor. “Dat houdt in dat we niet alleen hoge eisen stellen aan pakket en dienstverlening. We bemoeien ons ook met nieuwe ontwikkelingen. We hebben zelf mede het initiatief genomen tot de oprichting van een gebruikersgroep.”
Het kennisniveau binnen de Haarlemse afdeling Personeels- en salarisadministratie – in totaal 5 personen – is hoog. Joris Donkel: “Dat komt omdat we eerst alles zelf deden met een softwarepakket. Dat bood na verloop van tijd echter te weinig mogelijkheden. Binnen onze afdeling zijn we fanatiek en precies. We willen alles goed geregeld hebben. We besloten te veranderen.”
Korte lijnen
Na een uitgebreid selectietraject werd in 2002 gekozen voor ADP. Pieter Terreehorst: “Mede vanwege de korte lijnen en de klantvriendelijke opstelling. Dat doen jullie beter dan de rest.” Al snel na de conversie – “deden we zelf, daar zijn we handig in” – kwam de gebruikersgroep. Donkel: “ Een goede manier om invloed uit te oefenen op gewenste ontwikkelingen.
Zo krijg je de oplossing die je nodig hebt. Maar ook gewoon handig omdat je zaken kunt uitwisselen met collega-gemeenten. Vergelijkbare gemeenten als Breda, Delft, Den Haag en Rijswijk zitten er ook bij. Dat spaart tijd. De ene gemeente heeft ervaring met het verwerken van de begroting in Pion en geeft dat door aan een andere. Ook kunnen we een gezamenlijk standpunt innemen over specifieke zaken, denk bijvoorbeeld aan het uitbetalen van de Levensloopregeling.”
Reorganisatiebestendig
Een volgende uitdaging voor de afdeling is de organisatieverandering die in 2008 z’n beslag moet krijgen. Terreehorst: “Van een in sectoren verdeelde decentrale organisatie gaan we weer centraliseren. Onze afdeling Personeels- en salarisadministratie functioneert daarbij als een voortrekker. Wij regelen de workflow, bepalen de procedures en methodieken. Daar zijn we heel zelfstandig in, de gemeente Haarlem gelooft in onze deskundigheid op dit terrein.”
Marjon Demmers, pas na de keuze voor ADP in dienst gekomen bij de afdeling, heeft alle vertrouwen in de ‘reorganisatiebestendigheid’ van het huidige systeem. “Overheidsorganisaties worden met grote regelmaat gereorganiseerd. Alle systeemontwikkelaars zouden bij het inrichten van oplossingen daarmee inmiddels rekening moeten houden.”
