"We hebben nu een tijd- en geldsparend systeem"
Het overschakelen op het elektronisch administreren van verlofdagen leverde eigenlijk al de gewenste besparing. "We wilden niet alleen van de bekende briefjes af", vertelt Jos van Breenen, personeelsfunctionaris bij de CNV BedrijvenBond. "We wilden ook meer overzicht. Dat is gelukt. Met het invoeren van Employee Self Service (ESS) van ADP hebben we een tijd- en geldsparend systeem in huis. De verantwoordelijkheid voor de verlofdagen bijvoorbeeld, ligt nu bij de medewerkers en hun leidinggevenden. Dat past helemaal in de structuur van onze organisatie."
Online verlof
Met ADP Employee Self Service kunnen medewerkers bij de CNV Bedrijvenbond vanaf hun pc zelf hun persoonlijke gegevens raadplegen en online verlof aanvragen. De aanvragen worden via een flexibel accorderingsproces behandeld en verwerkt. "De gedachte daarachter is dat je thuis met je vrouw je vakantie kan plannen", vertelt Jos van Breenen.
Succesvolle pilot
Een pilot bij de vestiging in Sittard werd succesvol afgesloten. Na een halfjaar kon de uitrol over de gehele organisatie - 7 locaties en in totaal 240 werkplekken - beginnen. "Dat werd wat later in verband met een vernieuwde versie van het systeem, maar we wachten graag op de nieuwe mogelijkheden."
Een gezamenlijk project
Samen met Ronald Ferdinandus (procesarchitect bij de ICT-tak van CNV Beheer) kijkt Van Breenen tevreden terug op het selectie- en implementatietraject dat vooraf ging. Wat begon met een aansprekende demo werd uiteindelijk een gezamenlijk project van CNV en ADP.
Goedkope oplossing
Ferdinandus: "We wilden er vanaf het begin bij betrokken zijn. Om het oneerbiedig te zeggen komt het weleens voor dat er een pakketje verkocht wordt dat de IT-afdeling vervolgens zelf mag installeren: zoek het maar uit! Maar hier liep het goed, zowel op bedrijfsmatig als op IT-gebied. Voor ons is het trouwens ook een vrij goedkope oplossing. We kunnen het er zelf niet voor doen."
Vertrouwen
Beiden waren ook ter plekke aanwezig toen het systeem voor het eerst ‘live’ ging in Sittard. Van Breenen: "Hoewel het systeem zichzelf wijst, waren er toch een hoop vragen. Die konden we bijna allemaal direct beantwoorden. Dat schept dan veel vertrouwen." Over het belang van een goede communicatie: "Licht mensen tijdig in. Zorg dat iedereen die niet dagelijks met de computer werkt, gebruik kan maken van een werkstation in de buurt van zijn/ haar werkplek. Wijs ze op de voordelen van dit systeem. Dat heeft bij ons erg goed gewerkt."
Er wordt geluisterd
Van Breenen ten slotte: "Verder is het leuk om te zien dat een aantal van onze opmerkingen tot daadwerkelijke aanpassingen in de nieuwe versie van ESS hebben geleid. Ik denk dan aan informatie over de opgebouwde rechten en een verbeterde backup-procedure."
