Herman ter Horst is sinds 1998 werkzaam als adviseur P&O bij de ASKA. “Eigenlijk ben ik hoofd afdeling P&O, maar omdat onze afdeling maar uit twee personen bestaat, noem ik de functie adviseur P&O. Mijn medewerker doet de uitvoering van de personeelsadministratie. De salarisadministrateur valt sinds 2005 onder de afdeling F&A. We werken wel heel nauw samen. Het algemeen secretariaat verzorgt de ziekteverzuimregistratie, jubileasignalering en secretariële ondersteuning bij werving en selectie.”
Verbetersuggesties
De ASKA werkte van 1994 t/m 2000 met ADP Perman en Prisal. Na een plots vertrek van de salarisadministrateur is de administratie twee jaar uitbesteed aan een extern kantoor. Herman: “Dat was een ramp; veel fouten, geen controle. Vanaf 2003 werken we met ADP Pion. Geen automatische keuze hoor, we hebben ons opnieuw breed georiënteerd.“ De ASKA was een van de eerste organisaties in Nederland die met Pion/Prisal werkte. Herman heeft dan ook een voortrekkersrol gespeeld op het gebied van informatieverstrekking: “Vaak waren wij een van de eersten die knelpunten bemerkten en verbetersuggesties gaven. Na de beginjaren was het een enorme verbetering dat Pion/Prisal CAO-ondersteunend werd. Voor veel organisaties hebben we de afgelopen jaren als referentie gediend: ze zijn langs geweest om het systeem in werking te zien of hebben telefonisch informatie ingewonnen.“
Eenvoudiger en efficiënter
Herman: “Vooral Het PI-systeem wordt hier intensief gebruikt. Naast het standaardgebruik zoals het vastleggen van personeelsgegevens halen we er veel managementinformatie uit met QlikView. Ook het documentbeheerssysteem gebruiken we veel om standaardbrieven en contracten te maken. Sinds vorig jaar hebben we een sollicitantenmodule, waardoor de NAW-gegevens van sollicitanten al in Pion ingevoerd kunnen worden. Daardoor is de mailing bij werving en selectieprocedures vereenvoudigd en efficiënter.“ Voor de salarisverwerking gebruikt de ASKA Prisal. Een digitaal archief zorgt ervoor dat er veel minder papier verbruikt wordt dan voorheen. Herman: “De overstap naar digitale loonstroken ligt in het verlengde hiervan. En op termijn willen we ook een koppeling met ons roosterprogramma zodat de urendeclaraties automatisch in Prisal verwerkt kunnen worden.”
Deskundige ondersteuning
“Ik heb inmiddels heel wat ervaring met ADP Pion en Prisal en ben tevreden. Het PI-systeem biedt een veelheid aan mogelijkheden en ook over de ondersteuning en informatievoorziening vanuit ADP ben ik zeer te spreken. We kunnen altijd rekenen op deskundige ondersteuning en krijgen redelijk snel terugkoppeling op vragen. Als het nodig is komt er ondersteuning ter plekke, bijvoorbeeld bij de implementatie van nieuwe producten of bij een belangrijke wijziging in de organisatie/formatie. Bij de wisseling van onze salarisadministrateur konden we een beroep doen op een salarisadministrateur van ADP voor het inwerken van onze nieuwe man. Ook dat was erg prettig!”
