'Tijdige voorbereiding SEPA is een must'
SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en is een belangrijke stap in de totstandkoming van een geïntegreerde Europese betaalmarkt. Op 1 februari 2014 wordt SEPA ingevoerd in alle landen binnen de Europese Unie. In de rubriek 'SEPA in de praktijk' verteld Jos van Roermund, directeur Research en Development over de voorbereidingen van ADP.
Sepa in de praktijk
Over SEPA is veel te vertellen, maar de echte migratie zal de komende maanden plaatsvinden in de praktijk: bij bedrijven en banken. Daarom laten we in de rubriek ‘SEPA in de praktijk’ organisaties aan het woord die als voorbeeld dienen voor anderen.
In de eerste aflevering is het woord aan Jos van Roermund, Directeur Research en Development van HR- en salarisdienstverlener ADP.
1. Hoe belangrijk is de overgang naar SEPA voor jullie organisatie?
1,4 miljoen Nederlanders ontvangen elke maand een loonstrook die verwerkt is door ADP. Wereldwijd zijn dat er zelfs 52 miljoen in meer dan zestig verschillende landen. Ook de betalingen van salarissen nemen we voor klanten uit handen: 31 miljoen salarissen worden maandelijks overgemaakt door ADP.
Het is dus niet zo vreemd dat de overgang naar een internationale betalingsmarkt als SEPA voor ons grote gevolgen heeft. En voor de 31 miljoen mensen die het salaris via ons gestort krijgen: de meeste mensen hebben automatische incasso’s lopen voor hypotheek of huur, de energierekening, telefoon- en ziektekosten en verzekeringen. Als ze hun loon niet op tijd krijgen, kan dat een negatief gevolg hebben voor deze incasso’s, die vaak net na de loondatum staan gepland.
2. Welke voordelen verwacht je van de invoering van SEPA?
In brede zin wordt het internationale betalingsverkeer eenvoudiger, efficiënter en mogelijk daardoor ook goedkoper.
3. Welk risico loopt de organisatie als de maatregelen niet op tijd worden doorgevoerd?
Aangezien we dit risico absoluut niet wilde lopen, zijn we in een heel vroeg stadium al begonnen met de voorbereidingen voor SEPA. Een fallback scenario zou hebben geresulteerd in een hoop extra werk aan de kant van ADP en Equens.
4. Welke maatregelen zijn er al genomen?
Het belangrijkste is dat al onze front-end-systemen op dit moment al SEPA-proof zijn. Dit betekent onder meer dat we alle IBAN- en BIC-codes registreren. We kunnen zelfs alle bankrekeningnummers van onze klanten converteren naar IBAN en BIC.
Daarnaast werken we samen met Equens, die de betalingen voor ons uit handen neemt – de zogeheten Corporate Payment Services. We leveren de opdrachten aan bij Equens, die ervoor zorgt dat de overboekingen worden uitgevoerd. Dit voorkomt dat we per bank (dat zijn er nogal wat in 60 verschillende landen) gebruik moeten maken van een aparte IT-interface.
5. Wat moet er nog gebeuren?
Momenteel zijn we samen met Equens de programmatuur al aan het testen. We zijn daardoor ruim op tijd klaar voor de invoeringsdatum van SEPA.
6. Waar liep de organisatie met name tegenaan in de voorbereiding (welke maatregel kostte bijvoorbeeld onverwacht veel tijd en energie)?
Het heeft lang geduurd voordat er een besluit is genomen over het wel of niet invoeren van SEPA en de datum waarop. Deze onzekerheid was lastig voor het plannen van de werkzaamheden.
7. Welke tips heb je voor andere bedrijven die deze maatregelen nog moeten treffen?
Onderschat de impact van een dergelijke ontwikkeling niet. Naast de realisatie van het IT gedeelte gaat veel tijd in afstemming en overleg zitten. Daarnaast wijzigt er voor het uitvoeren van incasso’s behoorlijk veel voor de bedrijven, die hier gebruik van maken. Op tijd starten is dus een “must”.
Bron: Ingrid van den Berg - www.equens.com