Zoals u wellicht weet wordt per 1 januari 2011 onder de naam 'werkkostenregeling' het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen van kracht.
De werkgever moet eens kritisch kijken naar de arbeidsvoorwaarden. Werkgevers krijgen een forfaitaire ruimte van 1,4% die zij mogen besteden aan vergoedingen en verstrekkingen die buiten de belastingheffing blijven. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd. Geeft een werkgever meer uit dan de 1,4% dan kan hij er voor kiezen de belasting voor zijn rekening te nemen. Er hangt dan wel een tarief van 80% aan vast.
Niet alles wordt meegenomen onder de nieuwe werkkostenregeling. Allereerst zal een bedrijf moeten vaststellen of de vergoeding wel in de loonsfeer valt. Zo behoren zogenoemde intermediaire kosten niet tot het loon.
Fiscaal gunstig waarderen
Als de omvang van het loon duidelijk is mogen bepaalde loonbestanddelen nog fiscaal gunstig worden gewaardeerd. Zo blijft een verstrekking van een bijvoorbeeld een mobiele telefoon op nihil gewaardeerd als deze ten minste 10% zakelijk wordt gebruikt.
Binnen de werkkostenregeling wordt een aantal vergoedingen en/of verstrekkingen aangemerkt als 'gerichte vrijstelling'. Deze posten tellen per saldo niet mee en blijven dus belastingvrij. Het gaat dan om echt zakelijke kosten van een werknemer waarin slechts heel moeilijk een beloningselement valt te onderkennen. Denk bijvoorbeeld aan reiskostenvergoedingen tot maximaal € 0,19 en vergoeding voor zakelijke verhuiskosten, vergoedingen voor reizen met openbaar vervoer en kosten voor cursussen, congressen e.d.
Loonsom
Alles wat dan overblijft moet worden gespiegeld aan 1,4% van de totale fiscale loonsom. Blijft u als werkgever binnen deze vrije ruimte dan blijft alles belastingvrij. Komt u boven de grens van 1,4% dan wordt het meerdere belast met 80% eindheffing. Een werkgever kan ook besluiten een eventueel belastbaar deel te belasten bij de werknemer. Voordeel is dat de loonsom stijgt en de onbelaste vergoedingen binnen de vrije ruimte dalen, omdat er geen sprake meer is van een vergoeding maar van loon.
De werkkostenregeling raakt niet alleen de praktijk van de salarisadministrateur, maar heeft impact op het totale bedrijf. De financiële administratie zal willen weten welke financiële consequenties aan de werkkostenregeling vast zitten. Immers, het is vreemd als blijkt dat een flink deel van de personeelskosten per 2011 opeens 80% duurder uitvalt. Als de mogelijke financiële gevolgen duidelijk zijn, moeten ook de P&O-ers zicht hebben op de gevolgen. Kunnen, door eventuele aanpassing van de arbeidsvoorwaarden, de financiële gevolgen voor de organisatie beperkt worden?
Salarisadministratie
Er zijn veel kosten die van belang zijn maar waarvan de salarisadministratie wellicht op dit moment niet weet hoe groot die zijn. Denk bijvoorbeeld aan het personeelsfeest. Op dit moment onbelast voor de loonheffingen, maar onder de nieuwe werkkostenregeling telt deze post vol mee om te bepalen of uw bedrijf wel of niet boven het forfait van 1,4% uit komt. Dit geldt ook voor de kosten van werkkleding als het niet gaat om echte werkkleding.
Het lastige van de nieuwe regeling is dat de gevolgen voor geen enkel bedrijf gelijk zijn. Als bedrijf zult dus eerst moeten analyseren welke kosten u maakt en wat de consequenties zijn onder de nieuwe werkkostenregeling. Pas dan kunt u eventueel overgaan naar het analyseren van uw arbeidsvoorwaarden. Als u die wilt aanpassen moet u zich afvragen of dat zo maar kan en wat dan de consequenties zijn. Eenzijdig de arbeidsvoorwaarden aanpassen is alleen onder bijzondere omstandigheden toegestaan. Het is echter maar de vraag of de rechter een wijziging in fiscale regelgeving als zodanig bijzonder beschouwt dat u eenzijdig de arbeidsvoorwaarden aan mag passen.
Werkkostenregeling overgangsmaatregel
Als we dus kijken naar de werkkostenregeling is er flink werk aan de winkel in 2010. Natuurlijk is er een overgangsmaatregel waarbij bedrijven er voor kunnen kiezen om in de jaren 2011, 2012 en 2013 nog aan te sluiten bij het regime zoals dat tot en met 2010 van toepassing was. Volgens de letterlijke tekst kan er voor elk jaar een keuze worden gemaakt. Het lijkt echter niet realistisch dat bedrijven de keuze per jaar zullen wijzigen. Zoals hiervoor uiteengezet betekent de werkkostenregeling dat u als werkgever eens kritisch naar uw arbeidsvoorwaarden moet kijken en deze naar alle waarschijnlijkheid moet bijstellen op bepaalde punten. Zoals de kop van dit artikel al aangeeft 'er is werk aan de winkel'.
Deze column is gepubliceerd op PleinPlus+ op 7 juli 2010.
Dik van Leeuwerden (1958) is sinds 1 januari 2006 Manager Kenniscentrum Wet- & Regelgeving van ADP Nederland BV. Daarvoor was hij werkzaam bij Deloitte en de Belastingdienst. Dik houdt zich vanaf 1980 bezig met loonbelasting en sociale verzekeringen. Hij was o.a. controlerend ambtenaar en parttime docent bij de Belastingdienst en in de avonduren docent voor de opleiding PDL. Ook bij Deloitte was Dik specialist LB/SV. Door zijn brede kennis op het vakgebied en zijn jarenlange ervaring is Dik een veelgevraagd spreker op congressen en seminars. Verder heeft Dik een aantal artikelen geschreven in diverse vakbladen.
