door Dik van Leeuwerden, Manager Kenniscentrum Wet- & Regelgeving ADP Nederland
In deze serie van artikelen zullen wij aandacht besteden aan de aspecten van vervoer van de werknemer. Welke vergoedingen mogen er worden gegeven? Hoe zit het als de werkgever vervoer regelt? En op welke manier mag een vergoeding worden gegeven als de werknemer met de fiets of met het openbaar reist.
In deze aflevering gaan we in op de vergoedingen als een werknemer met eigen vervoer reist.
Inleiding
Als een werknemer uit zakelijke redenen reiskosten maakt mag u als werkgever de kosten vergoeden. Zoals wellicht bekend mag u niet de werkelijke kosten vergoeden, maar bent u gebonden aan een zogenoemd forfaitair bedrag. Voor 2007 is dit bedrag € 0,19 per km. Het forfaitaire bedrag geldt voor alle zakelijke kilometers. Zoals bekend is er vanaf 2004 geen onderscheid meer in de vergoeding voor woon-werk en overige zakelijke kilometers.
De eerste stap die u als werkgever moet maken is vaststellen dat het gaat om zakelijke kosten. Eventuele privé-kilometers mag u vanzelfsprekend niet onbelast vergoeden.
Voorbeeld:
Joop woont 12 kilometer van zijn vaste werkplek. Iedere dag reist hij ’s morgens echter 15 kilometer omdat hij eerst zijn vriendin Ilse naar het station brengt. De extra kilometers mag u niet onbelast vergoeden.
Vergoeding van 0,19 per kilometer omvat alle kosten.
Zoals vermeld is de vergoeding van 0,19 per km een forfaitair bedrag wat geacht wordt alle kosten te omvatten. Ook parkeerkosten, afschrijvingen en eventuele kosten van schade aan de auto van de werknemer worden geacht in dit bedrag van € 0,19 te zijn opgenomen. Het zal duidelijk zijn dat het bedrag van € 0,19 per km. meestal niet kostendekkend zal zijn.
Reiskosten woon-werkverkeer
U mag de reiskosten woon-werkverkeer van uw werknemers vergoeden op declaratiebasis. Houdt u er dan wel rekening mee dat dit flink wat administratieve lasten met zich meebrengt. Iedere werknemer zal immers een declaratie per loonperiode moeten indienen met het werkelijk aantal gewerkte dagen en de werkelijke kilometers. Deze declaraties moeten ook weer door u als werkgever worden gecontroleerd en betaalbaar worden gesteld. Om die reden kiezen de meeste werkgever voor een systeem van een vaste vergoeding.
Vaste reiskostenvergoedingen woon-werkverkeer
Ook in 2007 is het nog mogelijk een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te betalen. Het is zelfs vanwege ‘de Paarse Krokodil’ gemakkelijker geworden. Het is namelijk vanaf 2007 eenvoudiger om vast te stellen of een werknemer naar een vaste werkplek reist. Vanaf 2007 mag u al een vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer betalen als de werknemer 70% van het aantal werkbare dagen naar die werkplek reist. Het aantal werkbare dagen wordt hierbij op 214 gesteld. In de praktijk betekent dit dat u moet toetsen of de werknemer op jaarbasis 150 dagen (70% x 214) naar een arbeidsplaats reist. Wordt hier aan voldaan dan mag u een vaste vergoeding geven alsof die werknemer 214 dagen reist. Nacalculatie is niet meer nodig. Vanzelfsprekend moet u wel met een eventuele deeltijdfactor rekening houden als de werknemer vanwege deeltijdwerk niet iedere dag reist.
Voorbeeld 2
Joop uit voorbeeld 1 werkt fulltime. De werkgever van Joop moet in het begin van het jaar in alle redelijkheid en objectiviteit toetsen of Joop dit jaar 150 dagen naar zijn werk zal reizen. Als dit het geval is kan Joop een vaste reiskostenvergoeding ontvangen van 214 x 24 x € 0,19 = € 975 per jaar. Per maand is dit € 81. Als Joop parttime werkt en hij is elke vrijdag vrij dan is de vergoeding per maand € 65 (80% van € 81).
U bent niet strikt gebonden aan het aantal van 214 dagen. Werken uw werknemers meer dan 214 dagen op jaarbasis dan mag u van dit hogere aantal uitgaan. Let u er dan wel op dat de bewijslast bij u ligt om aannemelijk te maken dat het aantal van 214 dagen voor uw bedrijf niet van toepassing is. Vanzelfsprekend mag u ook minder dan 214 dagen vergoeden.
Meest gebruikelijke route
U moet de vergoeding baseren op de voor de werknemer meest gebruikelijk route. Let op! Ga goed na op welke wijze de werknemer reist. De gebruikelijke route per fiets kan afwijken van de gebruikelijke route per auto.
Vaste vergoeding woon-werk bij ziekte
Net als bij overige vaste vergoedingen moet u toetsen of u de vaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer moet aanpassen bij ziekte. Een werknemer moet voldoen aan de eis dat hij 70% van het aantal werkdagen reist naar een vaste arbeidsplaats. Anders geformuleerd mag een werknemer maximaal 30% van het aantal dagen missen als reisdag. De reden waarom niet wordt gereisd is niet van belang. Het kan gaan om verlof, feestdagen, dienstreizen, studieverlof en ziekte. Uitgaande van 214 dagen per jaar kan een werknemer dus maximaal 64 dagen (30% van 214) missen als reisdag. Als een werknemer dus langdurig ziek is moet u opnieuw toetsen of nog wordt voldaan aan de eis van ten minste 150 dagen op jaarbasis.
Bij een simpel griepje hoeft u vanzelfsprekend niet meteen de vergoeding aan te passen. Waar precies de grens ligt zal per werkgever en misschien zelfs wel per werknemer verschillen. Het is namelijk afhankelijk van het aantal verlofdagen, wel of geen adv-dagen en zelfs het aantal dagen dat een werknemer niet naar de vaste werkplek reist vanwege andere doeleinden (dienstreis, studie). Uitgaande van gemiddeld 25 verlofdagen per jaar, 6 feestdagen en 5 ‘normale’ ziektedagen per jaar resteren er nog 28 (64-36) dagen dat een werknemer niet hoeft te reizen naar zijn vaste werkplek. Het lijkt dus niet onverstandig om de vuistregel te handhaven de vergoeding alleen door te betalen in de maand van ziek worden en de daarop volgende maand.
Is een werknemer wel langdurig ziek dan mag u voor het betalen van de vergoeding een splitsing maken. Onderstaand zal dit in een voorbeeld worden verduidelijkt.
Voorbeeld 3
Joop uit voorbeeld 1 en 2 krijgt een ongeluk in juni. U betaalt de vergoeding door over de maanden juni en juli. Uiteindelijk kan Joop pas weer gaan werken per 1 november. Vanaf 1 november gaat u ook weer de vaste vergoeding van € 81 betalen. Voor de periode januari t/m juli moet u toetsen of Joop ten minste 75 dagen (6/12 x 150) heeft gereisd. Voor de periode november en december moet Joop ten minste 25 dagen (2/12 * 150) reizen. Voldoet Joop in van de periodes of beide periodes niet aan de eis dan mag u alleen het werkelijk aantal gereisde kilometers tegen € 0,19 vergoeden.
Wijze van vervoer
De manier waarop de werknemer naar zijn werk reist is niet van belang. Vast moet staan dat de werknemer reist en dat hij kosten maakt. Als u als werkgever dus een bus laat rijden maakt de werknemer geen kosten en is een vergoeding niet mogelijk.
Zelfs voor werknemers die lopend naar het werk komen mag u een vergoeding geven! Een veel voorkomende praktijksituatie is dat werkgevers een reiskostenvergoeding geven op basis van de kosten openbaar vervoer. Werkgevers gaan er dan van uit dat de vergoeding per definitie onbelast kan blijven. Immers de kosten van openbaar vervoer mogen toch onbelast worden vergoed? Toch moet u in dat geval de vergoeding toetsen aan de reisafstand en het bedrag van € 0,19.
Voorbeeld 4
Joop uit de vorige voorbeelden krijgt een vaste vergoeding op basis van de kosten openbaar vervoer. De werkgever van Joop controleert bij het busbedrijf wat de kosten van een maandabonnement zijn. Als de kosten niet meer bedragen dan € 81 (het bedrag wat Joop op basis van de formule mocht ontvangen) is de vergoeding op basis van openbaar vervoer onbelast. Kost het abonnement meer dan € 81 dan is de vergoeding voor het meerdere belast.
Vergoeden van overige zakelijke kilometers
Zoals eerder vermeld mag u alle zakelijke kilometers vergoeden. Als een werknemer dus een dienstreis moet maken mag u deze kilometers volgens de fiscale regels vergoeden naast de vaste vergoeding voor woon-werkverkeer. Veel werkgevers hebben echter een regeling waarbij zij wel de vaste vergoeding doorbetalen en alleen de dienstkilometers vergoeden voor zover deze meer zijn dan de woon-werk kilometers. Dit is vanzelfsprekend ook toegestaan.
Voorbeeld 5
Joop maakt een dienstreis met zijn eigen auto. Hij reist 74 kilometer. Zijn werkgever stelt dat hij per dag al 24 kilometer krijgt vergoed via zijn woon-werkvergoeding. De werkgever zal Joop 50 kilometer à € 0,19 = € 9,50 vergoeden.
Administratieve voorwaarden bij reiskostenvergoedingen
U moet per werknemer registreren hoeveel kilometers u per loontijdvak onbelast heeft vergoed en tegen welk bedrag. Dit geldt dus ook voor de woon-werkvergoeding. Als u overige kilometers vergoed eist de Belastingdienst van u dat u declaraties kunt overleggen waaruit het aantal gereden kilometers blijkt. Bij voorkeur moet de werknemer ook de plaats van vertrek en bestemming (met postcode) vermelden op de declaratie. Als de werknemer via een afwijkende route is gereden moet dit ook worden vermeld.
ADP Vakwijzer
| 10-02-2012 | Besluit Uniformering loonbegrip defintief in 2013 |
| 25-01-2012 | Handboek loonheffingen 2012 |
| 18-01-2012 | Tweede correctie Nieuwsbrief Loonheffingen 2012 |
| 20-12-2011 | Eerste kamer stemt in met Belastingplan 2012 |
| 20-12-2011 | Correctie nieuwsbrief Loonheffingen 2012 en een extra bijlage |
| 07-12-2011 | Cijfers en tabellen 2012 op de vakwijzer |
Perscontact
Heeft u behoefte aan (meer) informatie over ADP? Afspraak voor een interview of reportage? Achtergrondinformatie over wet- en regelgeving? Wij helpen u graag verder.
Lees informatie voor de pers »
