Terug naar:   |  Home  |  Kenniscentrum  |  ADP Vakwijzer  |  Dossiers  |  Werkkostenregeling

Wat moet er gebeuren binnen uw organisatie

P&O

Om gebruikt te (gaan) maken van de werkkostenregeling zal, nadat de mogelijke financiële gevolgen duidelijk zijn, ook de afdeling P&O aan het werk moeten. Kunnen, door eventuele aanpassing van de arbeidsvoorwaarden, de financiële gevolgen voor uw organisatie beperkt worden? U begrijpt het al, als er arbeidsvoorwaarden moeten worden aangepast gaat dat niet zo maar. Directie maar ook bijvoorbeeld de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging zullen moeten worden geraadpleegd of geïnformeerd.

Uiteraard moet u ook de werknemers op de hoogte stellen. Collega's van loonadministratie, Financiën en P&O zullen dan ook van gedachten moeten wisselen. Er zijn immers veel kosten die van belang zijn, maar waarvan de salarisadministratie wellicht onder het oude regimie van vergoedingen en verstrekkingen de omvang niet precies weet. Denk bijvoorbeeld aan het personeelsfeest. Dat is onder het oude regime onbelast voor de loonheffingen maar telt onder de werkkostenregeling vol mee om te bepalen of uw bedrijf wel of niet boven de vrije ruimte van 1,4% uit komt.

Worden de kosten van de mobiele telefoon vergoed, dan telt de complete vergoeding mee. Maar als u als werkgever zelf het abonnement afsluit en de mobiele telefoon ter beschikking stelt en uw medewerker deze voor meer dan 10 % zakelijk gebruikt, dan wordt dit op nihil gewaardeerd.Welk deel van een vaste kostenvergoeding kunt u aanmerken als intermediaire kosten? Allemaal zaken die u eerst op een rij moet hebben voor u keuzesgaat maken onder de werkkostenregeling.

Werkkostenregeling en arbeidsvoorwaarden

Door de invoering van de werkkostenregeling zult u hoogstwaarschijnlijk ook arbeidsvoorwaarden moeten aanpassen. Overgangsregeling of niet, als u zaken wilt veranderen is er nu al werk aan de winkel. Bedenk daarbij dat in voorkomende gevallen ook de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet worden geraadpleegd of geïnformeerd. OOm een goede keuze te kunnen maken tussen de werkkostenregeling en de VV& V, moet uw organisatie zich nu al bezighouden met het toekomstige arbeidsvoorwaardenbeleid. U kunt inschatten hoeveel vrije ruimte u in het volgende fiscale jaar hebt en of dit voldoende financiële ruimte biedt voor het beleid dat u wilt voeren.

De werkkostenregeling en uw financiële administratie

De werkkostenregeling kan ook een behoorlijke impact hebben op uw administratieve organisatie. Wellicht is het goed om bepaalde grootboekrekeningen te splitsen of zelfs geheel nieuwe rekeningen toe te voegen om de werkkostenregeling administratief zo overzichtelijk mogelijk te houden. Het is duidelijk dat hierbij de salaris en financiële administratie zullen moeten samenwerken.

Aan de slag

Kiezen voor de werkkostenregeling begint dus met een kritische blik op uw kostenvergoedingen en overige arbeidsvoorwaarden. Voor een zo volledig mogelijk beeld kunt u onderstaand stappenplan volgen:

1. Inventarisatie van alle vergoedingen, verstrekkingen.
   Hierbij brengt u in kaart welke vergoedingen en verstrekkingen u allemaal als werkgever doet. Denk ook aan alle zaken die buiten de sfeer van de salarisadministratie om gedaan worden.
2. Analyseren en simuleren,
   Als u heeft geïnventariseerd kunt u gaan analyseren welke gevolgen er zijn. U kunt dan ook simuleren welke gevolgen optreden als u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen anders aan gaat pakken. Wat gebeurt er bijv. als u een vergoeding tot het loon rekent (al of niet gebruteerd), of als u een bepaalde vergoeding afschaft?
3. Keuzes maken,
   Aan de hand van inventarisatie en de analyse maakt u keuzes. Deze keuzes kunt u het beste maken in overleg met uw collega's van de financiële administratie en de personeelsafdeling.
4. Uitvoering,
   De uitvoering van uw keuzes moet u zeker niet onderschatten. Als u arbeidsvoorwaarden aanpast zult u in overleg met uw OR en/of personeelsvertegenwoordiging moeten. Denk ook aan een communicatieplan om uw werknemers te informeren.

Mogelijke maatregelen bij overschrijding van de vrije ruimte

Bent u tot de conclusie gekomen dat u de vrije ruimte overschrijdt en dat u 80% eindheffing over de overschrijding moet gaan betalen, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Onderstaand geven wij u een overzicht.

1. Accepteren overschrijding

U accepteert de overschrijding en de eindheffing. U laat alle huidige vergoedingen en verstrekkingen en de arbeidsvoorwaarden intact. De consequentie hiervan is dat u direct over kunt stappen op de werkkostenregeling.

Let op!
Accepteren van de overschrijding hoeft niet altijd te betekenen dat uw kosten stijgen. Het kan zo zijn dat de eindheffingen die u onder het oude regime van vergoedingen en vertrekkingen van voor 2011 betaalt hoger uitvallen dan de eindheffing onder de werkkostenregeling. Voor werknemers die in het 52%-tarief vallen is het huidige tabeltarief 108,3%. Bij overschrijding van de vrije ruimte betaalt u onder de werkkostenregeling 80%. Ook kan het zo zijn dat het omzetten van arbeidsvoorwaarden en bepaalde onderdelen van uw administratie dusdanige bezwaren met zich meebrengt, dat u het beter acht de overschrijding en de daaraan gekoppelde eindheffing te accepteren.

2. U rekent vergoedingen en verstrekkingen tot het loon

U kunt bepaalde vergoedingen en verstrekkingen tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Dit hoeft niet per se voor het gehele bedrag van de overschrijding te gebeuren. U heeft hier de volledige vrijheid in. Natuurlijk moet u wel in overleg treden met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Het betreft immers een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Wanneer u bepaalde vergoedingen of verstrekkingen tot het loon rekent heeft dit een dubbel effect. Uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt.

Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen, en dus ook uw 'loonsom werkkostenregeling', daalt. Of tot het loon rekenen van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de belaste kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u daarbij ook aan mogelijke afdrachten voor 'bedrijfstak eigen'- regelingen.

Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, moet u ook premies af gaan dragen. Tot het loon rekenen kan ook voor de werknemer consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorg-, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt de uitkeringsgrondslag.

3. De vergoedingen en verstrekkingen worden gebruteerd en rekent u tot het loon

U kunt ook bepaalde vergoedingen en verstrekkingen gaan bruteren en tot het loon van de werknemer gaan rekenen. Bij bruteren blijft uw werknemer het zelfde netto loon ontvangen. Ook dit alles natuurlijk in overleg met uw werknemers of hun vertegenwoordiging. Bruteren is voor u als werkgever een duurdere optie dan alleen tot het loon rekenen. Alle bijkomende lasten komen voor uw rekening. Ook hier treedt het effect op dat uw loonsom stijgt waardoor u meer vrije ruimte krijgt. De loonsom stijgt vanzelfsprekend meer dan bij optie 2. Het totaal van de vergoedingen en verstrekkingen - en dus ook uw 'loonsom werkkostenregeling' - daalt ook hier. Deze daling is gelijk aan de daling bij optie 2.

Of bruteren van bepaalde vergoedingen en verstrekkingen echt voordeliger is, dat is ook weer afhankelijk van bepaalde zaken. Gaat de gebruteerde kostenvergoeding tot het pensioengevend loon behoren? Zo ja, dan zal dit een stijging van uw pensioenlasten kunnen betekenen. Denkt u ook hier aan mogelijke afdrachten voor 'bedrijfstak eigen'- regelingen.

Voor die werknemers met een loon onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen moet u in deze situatie ook premies afdragen. Bruteren kan ook voor de werknemer meerdere consequenties hebben. Door het verhogen van het brutoloon kan de werknemer in een hogere schijf van de inkomstenbelasting vallen. Ook kunnen er gevolgen zijn op het gebied van Zorgtoeslag, Huurtoeslag en dergelijke. Is het loon van de werknemer onder het maximum premieloon voor de premies werknemersverzekeringen, dan stijgt de uitkeringsgrondslag.

4. U schaft bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen af

De makkelijkste manier om de overschrijding te beperken lijkt het afschaffen van bepaalde vergoedingen of verstrekkingen. In veel gevallen zal dit in de praktijk toch net wat minder makkelijk zijn. De praktijk leert dat bijvoorbeeld het niet meer verstrekken van een kerstpakket voor veel 'onrust' op de werkvloer zorgt. Verder zijn veel bedrijven op grond van een CAO gebonden om medewerking te verlenen aan bijvoorbeeld een 'fiets van de zaak'- regeling, bedrijfsfitness of het vergoeden van vakbondscontributie.

U kunt niet zo maar afwijken van de CAO. Zo lang deze niet is aangepast blijft u daar aan gebonden. Dit geldt natuurlijk ook als u dergelijke regelingen in uw individuele arbeidsvoorwaarden heeft vastgelegd. Ook die zult u eerst moeten aanpassen. Kijkt u in ieder geval goed of u niet gebruik kunt maken van ruimte in bepaalde vergoedingen. Is uw reiskostenvergoeding per saldo minder dan €0,19 per km. dan kunt u deze wellicht verhogen in ruil voor het verlagen of afschaffen van een andere vergoeding die volledig ten laste van uw vrije ruimte komt. Reiskosten tot €0,19 vallen immers onder de gerichte vrijstellingen. Aan de hand van bovenstaande voorbeelden ziet u dat, met name het analyseren en simuleren twee repeterende stappen kunnen zijn. Nadat u een simulatie heeft uitgevoerd zult u wellicht weer een analyse moeten maken van de uitkomsten.