Werkkostenregeling veelgestelde vragen
De invoering van de werkkostenregeling vergt de nodige aandacht, zo blijkt uit de vele vragen die over dit onderwerp tijdens onder meer de ADP-seminars worden gesteld. Hieronder vindt u een selectie. Houdt u bij de antwoorden voor ogen dat op sommige vragen meerdere antwoorden mogelijk zijn, afhankelijk van de omstandigheden binnen uw bedrijf of organisatie. Heeft u bedrijfsspecifieke vragen, neemt u dan ook contact op met het regiokantoor van de Belastingdienst.
Vallen verhuiskosten onder de gerichte vrijstellingen?
Ja. U kunt verhuiskosten onbelast vergoeden. Het maakt dan niet uit of de verhuizing wordt veroorzaakt door bedrijfsverplaatsing of doordat uw medewerker er zelf voor heeft gekozen om dichterbij te komen wonen. Een verhuiskostenvergoeding bestaat meestal uit de kosten van het overbrengen van de boedel plus een vergoeding van maximaal € 7.750,00. De bepaling wanneer er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing is wel aangepast. Onder de werkkostenregeling is er in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of overplaatsing zijn reisafstand met ten minste 60% verkleint. Voorwaarde is wel dat de werknemer eerst ten minste 25 km van zijn werk woont.
Wij geven ons sales- en directieteam een vaste kostenvergoeding. Moeten we opnieuw onderzoek gaan doen als we gebruik gaan maken van de werkkostenregeling?
Alleen wanneer het gaat om nieuwe vaste kostenvergoedingen is dit verplicht. Zijn de omstandigheden waarop de vergoeding is gebaseerd niet veranderd, dan is een nieuw onderzoek voor de bestaande vergoedingen niet nodig.
Ons bedrijf is flink gegroeid. Vorig jaar hadden we minder medewerkers en dus ook een lagere fiscale loonsom. Daarom hebben we nu te maken met een vrije ruimte die volgens ons te laag is. Kan dat niet eerder aangepast worden?
Er zijn drie methoden voor het bepalen van de vrije ruimte. Formeel moet u uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar berekenen en toetsen. Maar u mag ook uitgaan van het voorafgaande jaar en aan het einde van het jaar een herrekening toepassen.
Als u gebruikmaakt van één van de methodes waarbij u uitgaat van het loon van het voorafgaande jaar, dan kunt u dit niet aanpassen in het lopende jaar. U gebruikt de hogere loonsom van het lopende jaar bij de eindafrekening.
Onze mensen halen op koopavond altijd iets te eten. Moeten we een dergelijke maaltijd door de werkkostenregeling nu ook altijd waarderen op € 2,90?
Nee. Maaltijden en consumpties tijdens koopavonden of overwerk vallen onder de gerichte vrijstellingen als tijdelijke verblijfskosten. U mag dit bedrag geheel onbelast vergoeden.
Met goedkeuring van de Belastingdienst bieden we onze medewerkers de mogelijkheid om de eindejaarsuitkering in te wisselen voor een onbelaste vergoeding voor het woon- werkverkeer. Blijft deze mogelijkheid bestaan?
Voor het toepassen van een cafetariaregeling heeft u geen formele toestemming van de Belastingdienst nodig. Ook onder de werkkostenregeling kunt u nog loonbestanddelen uitruilen. Voor woon-werkverkeer kan dit zonder veel consequenties omdat reiskosten tot € 0,19 per km als gerichte vrijstelling worden gezien.
Wij komen boven de vrije ruimte uit met onze vergoedingen en verstrekkingen. Nu wil ik wat verstrekkingen gaan bruteren. Moet ik eerst overleggen met mijn medewerkers?
Overleg lijkt overbodig omdat uw werknemer hetzelfde netto salaris zal houden. Maar als u een netto vergoeding bruteert, stijgt ook het belastbaar loon van uw medewerker. Dit kan consequenties hebben voor zijn of haar huur- en zorgtoeslag. Probeer hiermee rekening te houden.
Onze bezoekende klanten en relaties eten gewoon mee in het bedrijfrestaurant. Valt dat ook onder de werkkostenregeling?
Nee. De werkkostenregeling is van toepassing op werknemers die loon ontvangen uit hun dienstbetrekkking.
Hoe stelt de Belastingdienst vast dat we de vrije ruimte van 1.4 % overschrijden?
U berekent zelf wanneer u eindheffing werkkosten moet afdragen. De Belastingdienst ontvangt deze informatie via uw loonaangifte. Uw administratie moet een duidelijk overzicht blijken van de zaken die aan uw medewerkers vergoed en verstrekt zijn. U dient deze kosten te benoemen als respectievelijk gerichte vrijstelling, nihilwaardering, intermediaire kosten dan wel behorend tot zaken die ten laste gaan van de vrije ruimte. Het kan zijn dat u hiervoor in uw administratie nieuwe kostenplaatsen moet inrichten en dat aanpassingen in het Grootboek noodzakelijk zijn.
Moet ik nu samen met de financiële administratie de loonaangifte opstellen?
Wanneer u de loonaangifte inlevert, moet duidelijk zijn welk bedrag u in de vrije ruimte gaat onderbrengen. Daarvoor bent u ook afhankelijk van informatie die van de financiële afdeling moet komen. Het totaal van de bedragen uit beide administraties bepaalt wat er op de aangifte wordt vermeld. U bent dus niets verplicht, maar regelmatig overleg lijkt, afhankelijk van de bedrijfssituatie, noodzakelijk
Wat zijn de gevolgen van de werkkostenregeling voor het Besluit uitsluiting aftrek omzetbelasting (BUA)?
Aftrek op kosten voor personeelsverstrekkingen is beperkt wanneer u in één jaar aan eenzelfde medewerker voor meer dan € 227 excl. uitgeeft. Blijft u daaronder, dan blijft de BTW aftrekbaar. Komt u er boven, dan vervalt ook de aftrek voor het bedrag onder de € 227. Hierin komt geen verandering door de werkkostenregeling.
Wat doe ik met ons Fietsenplan onder de werkkostenregeling?
De fiets van de zaak valt niet onder een gerichte vrijstelling, intermediaire kosten of nihil waardering. Wilt u nog steeds een fiets voor uw medewerkers vergoeden, dan neemt u de kosten daarvoor op in de vrije ruimte. Alle beperkende voorwaarden vervallen. De fiets mag duurder zijn dan € 749 en hoeft niet meer per se voor het woon-werkverkeer ingezet te worden. U mag nu ook een elektrische scooter verstrekken. Als u en uw medewerker overeen komen om de fiets te financieren door het brutoloon te verlagen, beperkt dit tegelijk de vrije ruimte.
Of u uw Fietsenplan in stand wil houden hangt mede af van het antwoord op de vraag of en zo ja wanneer u uw arbeidsvoorwaarden kunt aanpassen. Bent u aan een CAO gebonden en schrijft deze verplicht voor dat u een fiets van de zaak-regeling moet faciliteren, dan kunt u het Fietsenplan niet zomaar afschaffen.
De werkkostenregeling lijkt voor ons geen enkele administratieve lastenverlichting op te leveren. Hoe zit dat?
De voorbereidingen voor de werkkostenregeling vallen soms wat tegen. Op termijn betekent de werkkostenregeling zeker een administratieve lastenverlichting. Veel tijdrovende registratie per medewerker vervalt. Bovendien bent u als werkgever vrij in het onderbrengen van kosten in de vrije ruimte. Zorg in ieder geval voor een inzichtelijke administratie en besteedt zeker de nodige aandacht aan het benoemen van alle soorten werkkosten.
Wij nemen nu deel aan de werkkostenregeling maar dit valt wel heel ongunstig uit. Kunnen we er weer vanaf?
Ja, maar niet meer in het lopende jaar. U kunt tot 2014 per jaar kiezen of u al dan niet gebruikmaakt van de overgangsregeling. Maar in 2014 moet u toch wel 'over' zijn. Heeft u al nagegaan wat de oorzaak is van de overschrijding? Soms is het mogelijk om met eenvoudige maatregelen de vrije ruimte beter te benutten.
In onze CAO is een regeling opgenomen voor het uitruilen van loonbestanddelen zoals fiets van de zaak en vakbondscontributie. Als wij met andere vergoedingen al boven de grens van 1,4% zitten, moeten wij dan toch medewerking geven aan het uitruilen van loon in 2011 en volgende jaren?
Ja, als u gebonden bent aan de CAO zult u medewerking moeten verlenen. Gebruikmaken van het overgangsrecht is wellicht zinvol voor u.
Wanneer wij aan een medewerker de kosten vergoeden voor bijvoorbeeld de aanschaf van kantoorbenodigdheden vallen deze dan onder het verruimde loonbegrip?
Nee, deze vallen onder de zogenaamde 'intermediaire kosten'. In feite schiet de medewerker deze aanschaf voor en krijgt op declaratiebasis het bedrag weer terug.
De bedrijfsfitness in een door de werkgever aan te wijzen sportschool valt vanaf 1-1-2011 onder de forfaitaire kosten. Maar hoe staat het dan met de fitnessruimte binnen de locatie van de werkgever?
Bedrijfsfitness op de werkplek telt uiteindelijk niet mee om te bepalen of u boven het forfait van 1,4% komt. Bedrijfsfitness op de werkplek wordt namelijk op nihil gewaardeerd.
Er is in 2010 een fiets van de zaak vergoed, waarbij tussen werknemer en werkgever is vastgelegd dat er over de jaren 2010, 2011 en 2012 afgezien wordt van bepaalde loonbestanddelen. Telt de waarde van deze ingeleverde loonbestanddelen nu mee bij de bepaling van de vrije ruimte van 1,4%?
U hebt in 2010 een belastingvrije vergoeding gegeven. Deze telt niet mee voor de grens van 1,4% in een later jaar. De afspraak die u met de werknemer heeft gemaakt dat deze over de jaren 2011 en 2012 nog loonbestanddelen inlevert is in die zin niet relevant. Natuurlijk beïnvloedt de verlaging van het loon wel uw loonsom en dus ook de grens van 1,4%.