Inleiding werkkostenregeling
Het nieuwe regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen per 2011
Per 1 januari 2011 is de werkkostenregeling ingevoerd: het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen.
Door de invoering van de werkkostenregeling verdwijnt de gedetailleerde regelgeving Vrije Vergoedingen en Verstrekkingen (VV& V) voor bijvoorbeeld de fiets van de zaak, bedrijfsfitness en telefoons, zoals deze van toepassing was tot 2011. Alles wat u als werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer wordt in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om het vergoeden van kosten! Alles wat fiscaal als loon kan worden betiteld wordt tot het loon gerekend. Er wordt dus niet gekeken wat eventueel belastingvrij kan worden vergoed. Het reguliere arbeidsrechtelijke loon, inclusief bijvoorbeeld de auto van de zaak en het voordeel van het gebruik van een dienstwoning, blijft belast bij de werknemer.
Al het andere loon, denk daarbij aan kostenvergoedingen, kerstpakketten maar ook de fiets van de zaak, kunt u als eindheffingsbestandeel voor de werkkosten aanwijzen, maar een werkgever kan er ook voor kiezen bepaalde vergoedingen en/of verstrekkingen als een bruto vergoeding te belasten bij de werknemer ofwel te bruteren. Net als dit overigens ook mogelijk was onder de VV&V. Het voordeel zit er in dat u niet langer alles op individueel werknemersniveau hoeft vast te leggen. Van het loon wat u als eindheffingbestandeel aanwijst (loon belast bij werkgever), wordt 1,4% van de totale fiscale loonsom vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Dit wordt ook wel de vrije ruimte genoemd.
Begrippen
Forfaitaire ruimte of vrije ruimte? Werkkosten of forfait? De begrippen zijn misschien niet altijd even duidelijk voor u. ADP kiest ervoor om bij de benadering van de werkkostenregeling uit te gaan van de begrippen zoals die in bijgaande afbeelding zijn weergegeven. Door deze wijziging zijn er administratief dus twee vormen van loon:
- het 'loon werknemer, de echte arbeidsrechtelijke beloning'.
- het 'loon belast bij werkgever'.
Van het 'loon belast bij werkgever' mogen weer wel de zogenoemde gerichte vrijstellingen worden afgetrokken. De gerichte vrijstellingen zijn:
- Werkelijke kosten openbaar vervoer;
- Reiskosten tegen € 0,19 per km;
- Congressen, seminars en studiekosten, outplacement, vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregister;
- Tijdelijke verblijfskosten
- Extraterritoriale kosten;
- Zakelijke verhuiskosten.
Het bedrag dat overblijft noemt ADP de 'loonsom werkkostenregeling'. Is dit bedrag groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom, de vrije ruimte, dan wordt alles daarboven belast met 80% eindeheffing.
Voorbeel 1: Binnen de vrije ruimte - geen heffing
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 80.000 aan 'loon' wat is aangemerkt als 'loon belast bij werkgever'. In het bedrag van € 80.000 zit voor € 50.000 begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 50.000 mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 80.000.
Per saldo zou deze werkgever dus over € 30.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000 = € 56.000. Het bedrag van € 30.000 is dus voor zowel de werkgever als de werknemer belastingvrij.
Voorbeeld 2: Buiten de vrije ruimte - 80% eindheffing
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000. In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000 aan 'loon' wat is aangemerkt als 'loon belast bij werkgever'. In het bedrag van € 110.000 zit voor € 30.000 begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 30.000 mag worden afgetrokken van het totaalbedrag van € 110.000.
Per saldo zou deze werkgever dus over € 80.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het bedrag van de vrije ruimte is 1,4% van € 4.000.000 = € 56.000. Over het saldo van € 24.000 wordt 80% eindheffing toegepast.
De werkgever moet dus een bedrag van € 19.200 afdragen.
De werkgever moet kiezen
U zult merken dat u als werkgever, als u gebruik maakt van de werkkosten regeling, een aantal stappen moet maken.
- Stap 1: Is er een werknemer?
Als u bepaalde vergoedingen of verstrekking geeft moet u eerst vaststellen of u dit aan werknemers geeft. Is er namelijk geen sprake van werknemersschap, dan heeft u helemaal niets te maken met de werkkostenregeling. Mogen bijvoorbeeld de freelancers of uitzendkrachten die bij uw organisatie werken deelnemen aan het personeelsfeest, dan tellen deze kosten niet mee. Deze personen staan immers niet bij u in dienstbetrekking.
- Stap 2: Is er sprake van intermediaire kosten?
Komt de vergoeding of verstrekking ten gunste van een werknemer? Stel dan eerst vast of er geen sprake is van intermediaire kosten. Intermediaire kosten zijn geen loon. U hebt dan dus niets met de werkkostenregeling te maken.
- Stap 3: Is er voldoende oorzakelijk verband met de dienstbetrekking?
Of wordt de vergoeding of verstrekking vanuit 'andere hoofde' gedaan? De Belastingdienst hanteert als voorbeeld een bloemetje bij ziekte voor uw werknemer. Dit gebeurt meer vanuit medeleven en goed werkgeverschap, dan vanuit de dienstbetrekking. Is er onvoldoende oorzakelijk verband dan is er geen sprake van loon en heeft u niets met de werkkostenregeling te maken.
- Stap 4: Is er een (bestaande) vrijstelling van toepassing?
Zo ja, dan wordt deze van het loon uitgezonderd en komt u dus niet in de werkkostenregeling terecht. Geeft u bijvoorbeeld een eenmalige uitkering bij een 25-jarig jubileum, dan blijft deze vrijgesteld.
- Stap 5: Is er sprake van loon wat verplicht belast moet worden bij de werknemer?
Als u de eerste 4 stappen gedaan heeft, dan staat vast dat er sprake is van belast loon. Voor sommige vormen van loon, zoals het genot van een dienstwoning of de auto van de zaak, heeft u niet de keuze deze ten laste van de vrije ruimte te brengen. U moet dit verplicht bij de werknemer belasten.
- Stap 6: Wijs ik het loon aan als eindheffingbestanddee(loon bestal bij werkgever)l of belast ik het bij de werknemer?
Is er sprake van te belasten loon, dan moet u besluiten bij wie u dat gaat belasten. U mag de keuze per periode maken, maar zaken zoals als reiskostenvergoedingen zijn vaak in de arbeidsvoorwaarden vastgelegd. Wilt u deze aanpassen dan moet dat vaak in overleg met de Ondernemingsraad. Moet een deel van de vergoeding worden belast, (denk aan de reiskostenvergoeding van meer dan € 0,19 per km) dan mag u ook alleen het meerdere bij de werknemer belasten. U wijst dan het bedrag van € 0,19 aan als eindheffingbestanddeel.
- Stap 7: Is er sprake van een gerichte vrijstelling?
Veel zaken die tot en met 2010 als belastingvrije vergoeding of verstrekking werden aangemerkt, zijn in de werkkostenregeling als gerichte vrijstelling opgenomen. Zij gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. Vergoedt u voor reiskosten meer dan € 0,19 per km. en heeft u besloten deze vergoeding te belasten bij de werkgever? Dan is het bedrag van € 0,19 gericht vrijgesteld. Het meerdere valt in uw vrije ruimte.
- Stap 8: Is er sprake van een specifieke waardering?
Loon in natura wordt gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer of, als deze er is, op de waarde die op de factuur staat vermeld. Voor een aantal zaken geldt een nihil of lagere waardering. Deze zaken tellen dus per saldo niet of tot een laag bedrag mee voor de bepaling of u wel of niet boven de vrije ruimte van 1,4% komt. Bij nihil waarderingen gaat het in het algemeen om zaken die ter beschikking zijn gesteld en die (deels) op de werkplek worden gebruikt.
- Stap 9: Komen wij als organisatie boven de grens van 1,4%?
Komt u boven de vrije ruimte van 1,4% dan betaalt u over het meerdere 80% eindheffing. Kijk dan of het mogelijk is om bepaalde arbeidsvoorwaarden aan te passen.
Eindheffingen VV&V
Van belang bij uw keuzes en uw berekening is ook het feit dat u nu bepaalde eindheffingen betaalt. Door de invoering van de werkkostenregeling zijn vervallen:
- De eindheffing voor bezwaarlijk te individualiseren loon.
- De eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter.
- De eindheffing voor geschenken in natura.
- De eindheffing voor bovenmatige kostenvergoedingen en verstrekkingen.
De meeste werkgevers zullen dus in de praktijk alleen nog te maken hebben met :
- 25% eindheffing over het spaarloon;
- eindheffing van € 300 bij bestelauto's;
- 52% eindheffing bij VUT-regelingen
- 45 of 75% heffing op relatiegeschenken (optioneel)
Als u de grens van 1,4% overschrijdt, komt daar 80% eindheffing werkkostenregeling bij.
Ingangsdatum werkkostenregeling en overgangsregeling
De werkkostenregeling is per 1 januari 2011ingegeaan. In het kader van de overgangsregeling kunt u het 'oude' systeem van (VV&V) nog tot en met 2013 toepassen.
U mag per jaar kiezen welk regime u toepast. Daarmee kunt u de invoering van de werkkostenregeling tot 2014 uitstellen. Kiest u ervoor om de VV&V te blijven toepassen, dan moet dit uit uw administratie blijken. U hoeft geen aparte melding aan de Belastingdienst te doen.