Sleutelbegrippen werkkostenregeling

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn kosten die weliswaar door de werknemer worden gemaakt, maar in feite kosten zijn die bij de werkgever thuis horen. Bijvoorbeeld:

• Representatievergoedingen voor een etentje met klanten;
• Parkeerkosten en de kosten voor de autowasstraat voor de auto van de zaak;
• Kosten voor het cadeau voor een jubilerende collega die een medewerker heeft voorgeschoten.

Gerichte vrijstellingen

De gerichte vrijstellingen zijn vergoedingen en verstrekkingen voor:

• Vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 (bedrag 2010) per zakelijke kilometer.
• Tijdelijke verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking zoals maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen.Maar ook maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden mag u als tijdelijke verblijfkosten aanmerken. Het is dus van groot belang goed in beeld te hebben welke tijdelijke verblijfskosten u vergoedt en of verstrekt.
• Cursussen, congressen, seminars en dergelijke voor zover ze van belang zijn voor het werk van de werknemer. Studie- en opleidingskosten en outplacement, procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures), vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregisterberoepsregister wanneer dit wettelijk is erkend of is voorgeschreven vanuit de branche.
• Zakelijke verhuiskosten. Als er sprake is van een zakelijke verhuizing mag u de kosten van het overbrengen van de inboedel verhoogd met een bedrag van maximaal € 7.750 als gerichte vrijstelling aanmerken.De bepaling wanneer er in ieder geval sprake is van een zakelijke verhuizing is wel aangepast. Onder de werkkostenregeling is er in ieder geval sprake van een zakelijke verhuizing als de werknemer binnen twee jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of overplaatsing zijn reisafstand met ten minste 60% verkleint. Voorwaarde is wel dat de werknemer eerst ten minste 25 km. van zijn werk woont.
• Extraterritoriale kosten (30%-regeling).

Nihilwaarderingen

De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura mag u als nihil waarderen:

• Voorzieningen op de werkplek (vaste computer, kopieerapparaat en de vaste telefoon)
• Arbo-voorzieningen. Alle vergoedingen en verstrekkingen die u doet en die rechtstreeks voortvloeien uit uw arbeidsomstandighedenbeleid wat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet mag u op nihil waarderen. Vaak zult u dergelijke voorzieningen opnemen in uw arboplan. Voorbeelden van voorzieningen die voortvloeien uit uw arbeidsomstandighedenbeleid zijn periodieke geneeskundige keuringen, inentingen in het kader van verzuimbeleid, veiligheidsbrillen met geslepen glazen, computerbrillen, zonnebrillen voor chauffeurs en piloten, isolerende en beschermende kleding, maar ook een stoelmassage.
• Consumpties op de werkplek Het gaat om verstrekkingen van consumpties en niet om vergoedingen. Het maakt hierbij niet uit welke consumpties worden verstrekt. Koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag of een drankje aan het einde van de werkweek zijn voorbeelden van consumpties op de werkplek die u tegen nihil mag waarderen.
• Uniformen, werkkleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, en werkkleding die aantoonbaar op het werk achterblijft. En de kleding die is voorzien van een of meerdere logo's met een gezamenlijke grootte van minstens 70cm2 per kledingstuk.
  
  De kosten van het reinigen van werkkleding volgen de kleding. Als er sprake is van echte werkkleding (uniformen, overalls e.d.) en de werknemer krijgt een vergoeding voor het reinigen van de kleding dan blijft deze vergoeding ook buiten de heffing en komt dus niet ten laste van uw vrije ruimte van 1,4%. Is de kleding werkkleding omdat deze aantoonbaar op de werkplek achterblijft, dan moet de kleding ook door de werkgever worden gereinigd. Neemt de werknemer desondanks die kleding mee naar huis om daar te reinigen dan wordt zowel de waarde van de kleding als de vergoeding voor het reinigen in de heffing betrokken en kan, als u daarvoor kiest, ten laste van uw vrije ruimte komen;
  
  Voorbeelden van kleding die wel geacht wordt uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt te zijn om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen, zijn volgens de toelichting van het Ministerie van Financiën onder meer het uniform van de politieagent, brandweerman, piloot, militair en stewardess, maar ook de sloof van een medewerker in de horeca, het jasschort van de slager en de doorwerkjas in de bouw.
• Bedrijfsfitness op de werkplek.
• Communicatiemiddelen zoals mobiele telefoon, Blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik minstens 10% is. Ook hier gaat het om ter beschikking gestelde telefoons e.d. Geeft u een vergoeding dan telt deze volledig mee als loon. Een vergoeding voor of een verstrekking van een telefoon thuis bij de werknemer mag niet op nihil worden gewaardeerd. De woning wordt niet als werkplek gezien.
• PC, notebook of laptop die ter beschikking worden gesteld en waarvan het zakelijke gebruik 90% of meer is.
• Ov-jaarkaart en Voordeelurenkaart. Voorwaarde voor de waardering op nihil is dat het aannemelijk is dat deze kaart mede wordt gebruikt voor zakelijke reizen, waaronder woon-werkverkeer.
• Huisvesting en inwoning (inclusief de verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking (werknemer woont elders).Het personeel dat slaapt op de werkplek omdat het niet mogelijk is om thuis te gaan slapen.Een voorbeeld is het personeel van een boorplatform of personeel dat wachtdiensten loopt in het ziekenhuis. Zij kunnen op dat moment immers niet gebruikmaken van hun eigen huisvesting, terwijl de kosten daarvoor doorlopen. 
• De renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter koopt.

Eigen bijdrage

Als u voor verstrekkingen die belast moeten worden een bijdrage van de werknemer vraagt dan wordt het te belasten deel verlaagd met de bijdrage van de werknemer. Het loon kan nooit lager dan nihil worden vastgesteld.

Voorbeeld 'Eigen bijdrage'

Voor fitness niet op de werkplek ontvangt u een nota van € 240 per jaar per deelnemer. Als u aan de deelnemende werknemers een eigen bijdrage vraagt van € 140 per jaar, dan wordt een bedrag van € 100 per jaar per deelnemer als loon aangemerkt. U kunt dit loon belasten bij de werknemer of als 'loon belast bij werkgever' aanmerken.

Uitruil

Ook onder de werkkostenregeling blijft het mogelijk belaste looncomponenten uit te ruilen voor onbelaste of fiscaal vriendelijk belaste beloningen. De uitruil voor reiskosten kan blijven bestaan omdat reiskosten onder de werkkostenregeling als een gerichte vrijstelling wordt aangemerkt.

Let op!
Een verlaging van het brutoloon of het uitruilen van andere looncomponenten, zoals vrije dagen of eindejaarsuitkering, zijn geen eigen bijdrage van de werknemer. Alleen een netto eigen bijdrage van de werknemer verlaagt de fiscale waarde van de verstrekking door de werkgever.

In het geval van uitruil zijn er twee gescheiden afspraken die u maakt de met werknemer: 

1. Uw vergoeding of verstrekking (bijvoorbeeld een fiets of de vakbondscontributie)en is altijd belastloon.
2. Een tijdelijke aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. (bijvoorbeeld: verlaging van eindejaarsuitkering )

Maaltijden

Als u maaltijden verstrekt die door de werknemer op werkplek worden gebruikt wordt dit voordeel op een vast bedrag gewaardeerd. Alle maaltijden hebben een vaste waarde van € 2,90.

Maaltijden of maaltijdvergoedingen wegens overwerk, koopavond en dienstreizen e.d. vallen niet onder deze bepaling. Deze maaltijden of vergoedingen vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Huisvesting & inwoning

In het kader van de met de invoering van de werkkostenregeling beoogde vereenvoudiging is een waarderingsvoorschrift opgenomen voor huisvesting of inwoning op de werkplek, anders dan het gebruik van de dienstwoning.

Is er sprake van huisvesting of inwoning, dan wordt dit gewaardeerd op een vast bedrag van € 5 per dag per werknemer.Het gaat hier om huisvesting waar de werknemer woont en werkt.Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij een agrarisch bedrijf waar de werknemer woont en werkt, of bij een matroos die woont op het schip.  

Maar voor het personeel dat op de werkplek omdat het mogelijk is om thuis te gaan slapen, wordt de waarde op nihil gewaardeerd. Een voorbeeld in het personeel van een boorplatform of personeel dat wachtdienst loopt in een ziekenhuis. Zij kunnen op dat moment immers geen gebruik maken van hun eigen huisvesting, terwijl de kosten daarvoor wel doorlopen.

Bedrijfsfitness

Er is een speciaal waarderingsvoorschrift voor conditie- en krachttraining (hierna ook fitness genoemd) op de werkplek. In de situatie dat de werkgever over een fitnessruimte beschikt en deze, al dan niet inclusief begeleiding, ter beschikking stelt aan zijn werknemers, bespaart de werknemer zich de kosten van fitness elders. Deze besparing wordt op nihil gewaardeerd.

Kinderopvang

De fiscale waarderingsnorm per uur genoten kinderopvang geldt alleen wanneer u als werkgever kinderopvang in de zin van de Wet Kinderopvang op de werkplek organiseert. Er moet sprake zijn van dusdanige kinderopvang dat de werknemer voor deze kinderopvang ook kinderopvangtoeslag zou kunnen vragen.

Er wordt een vast bedrag per uur dat kinderopvang is genoten in aanmerking genomen. Hierbij wordt verwezen naar de Wet Kinderopvang. Indien u kinderopvang verstrekt die buiten de werkplek plaatsvindt, wordt de kinderopvang gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer. Dit zal in de regel - u koopt de kinderopvang in bij een derde - neerkomen op het bedrag dat de derde in rekening brengt.

OV-kaart & voordeelurenkaart

Wanneer een werkgever aan een werknemer een openbaar vervoerkaart of voordeelurenkaart ter beschikking stelt, wordt de waarde van het privégebruik op nihil gesteld. Een kenmerk van ter beschikking stellen is dat de kaart moet worden ingeleverd als omstandigheden wijzigen, zoals bijvoorbeeld als bij verhuizing het reistraject verandert, of, als door het ter beschikking stellen van een auto, de manier van reizen wijzigt.

Leningen

Als u een lening verstrekt aan uw werknemer is er meestal sprake van een rentevoordeel. Dit rentevoordeel is loon in natura. U moet het voordeel bepalen op de waarde in het economisch verkeer (wat is de marktrente voor een vergelijkbare lening).

De rente die u berekent aan uw werknemer mag u van het loon in natura aftrekken.Het uiteindelijke loon kan nooit lager dan nihil zijn.

Personeelsleningen voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter zijn vanaf 2011 vrijgesteld als u gebruik maakt van de werkkostenregeling. De waarde van het rentevoordeel wordt op nihil gesteld. 

Werkplek

Een werkplek is elke plaats die gebruikt wordt voor het verrichten van de arbeid en waarvoor u als werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk bent. Dit kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie. Een werkplek is bijvoorbeeld: het bureau, een kamer, een kantoortuin, de lopende band, een fabriekshal, de keuken, de vergaderzaal, een bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein, bij een vrachtwagenchauffeur de cabineruimte van een vrachtwagen, voor een conducteur of machinist de trein, enzovoorts. GEEN werkplek is een werkruimte in een  woning, woonboot, vakantiewoning of woonwagen van de werknemer. Hier is de werkgever immers niet verantwoordelijk voor de Arbovoorzieningen. 

Verstrekken of ter beschikking stellen

In de werkkostenregeling is het onderscheid tussen verstrekken (in eigendom overdragen), ter beschikking stellen (in bruikleen geven) en vergoeden belangrijk. In bepaalde situaties zijn zaken alleen onbelast als u ze ter beschikking stelt. Als u in deze gevallen kiest voor verstrekken of vergoeden, dan is dit belast.

De Belastingdienst gaat uit van een terbeschikkingstelling als de werknemer de ter beschikking gestelde zaak moet teruggeven als hij die zaak niet meer gebruikt of bij het beëindigen van de dienstbetrekking.