Terug naar:   |  Home  |  Kenniscentrum  |  ADP Vakwijzer  |  Dossiers  |  Werkkostenregeling

Het loonbegrip en de werkkostenregeling

Wel of geen loon?

De verandering zit in de cursieve tekst. Ook vergoedingen en verstrekkingen behoren onder de werkkostenregeling tot het loon. Hoe zakelijk deze vergoeding of verstrekking ook mag zijn, alles wordt tot het loon gerekend en belast. Onder de werkkostenregeling blijven er uitzonderingen op het loonbegrip. Als iets 'niet uit de dienstbetrekking wordt genoten' dan is het geen loon.

Zo blijft het verjaardagscadeau dat een werknemer van zijn collega's ontvangt nog steeds buiten de loonsfeer. Maar naast de verhouding werkgever/werknemer kunnen werkgever en werknemer ook in een andere relatie ten opzichte van elkaar staan. Denk aan de situatie dat de werkgever ook optreedt als verhuurder aan de werknemer, de huurder.

Kleine geschenken
Als u aan uw werknemer een presentje geeft dat duidelijk gerelateerd is aan de dienstbetrekking, dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat sprake is van loon en dus belast. Geen loon is het als het een rouwkrans betreft of een fruitmand bij ziekte, dit doet u uit piëteit of sympathie en gebeurd eerder vanuit een persoonlijke relatie dan als werkgever.
In de praktijk is het niet altijd eenvoudig om te bepalen of een geschenk wel of niet vanuit de dienstbetrekking gegeven, en dus wel of geen loon is.

Het standpunt van de Belastingdienst inzake de kleine geschenken is dat deze onbelast kunnen blijven als u de volgende richtlijnen aanhoudt: 
• Ook anderen dan u  als werkgever plegen een dergelijke attentie te geven  bij de desbetreffende gelegenheid,
•  Het betreft geen geld of waardebonnen
•  De factuurwaarde inclusief BTW is niet hoger dan € 25
 

(On) gebruikelijk

De werkkostenregeling biedt veel vrijheden. Er is eigenlijk maar één beperking. Dat is de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. U mag niet zomaar alles binnen die vrije ruimte onderbrengen. Met andere woorden: Vergoedingen en verstrekkingen mogen niet meer dan 30% afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, wordt gezien als loon van de werknemer.

• Flatscreen
  U hebt een middelgroot bedrijf en geeft uw werknemers met kerst een flatscreen. Binnen uw sector is het gebruikelijk dat het personeel met kerst zo'n duur cadeau krijgt. U mag de flatscreens volledig in de vrije ruimte onderbrengen.
   
• Vliegtuig
  U geeft uw werknemers met kerst een kerstpakket. De directeur heeft net zijn vliegbrevet gehaald en hij vertelt altijd gepassioneerd over zijn hobby. U geeft de directeur met kerst een zelfbouwpakket van een sportvliegtuig van € 25.000. Een kerstpakket van € 25.000 is niet gebruikelijk: de waarde van het pakket wijkt meer dan 30% af van de waarde van pakketten die andere werkgevers in vergelijkbare omstandigheden aan hun directeuren geven. U merkt het deel van de verstrekking dat meer dan gebruikelijk is, als loon van de directeur aan.

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn een andere belangrijke uitzondering op het loonbegrip. Intermediaire kosten zijn kosten die weliswaar door de werknemer worden gemaakt, maar die in feite bij de werkgever thuis horen. Het standaard voorbeeld van intermediaire kosten is het bosje bloemen voor de balie wat door de receptioniste wordt gekocht. Werkgevers vergoeden deze kosten meestal als een kostenvergoeding, terwijl dit in feite niet juist is. Het zijn normale bedrijfskosten voor de werkgever. De receptioniste vervult niets anders dan de rol van intermediair als zij de kosten voor het bosje bloemen voorschiet.

Besteed in het kader van de werkkostenregeling de nodige aandacht  aan het begrip intermediaire kosten. Immers, intermediaire kosten zijn geen loon en hoeven dus ook niet meegenomen te worden. Uit de toelichtingen die door het Ministerie van Financiën en de Belastingdienst zijn gegeven blijkt duidelijk dat veel vergoedingen die nu als kostenvergoeding voor de werknemer worden aangemerkt, in feite intermediaire kosten zijn. Denk aan representatievergoedingen voor een etentje met klanten of aan de kosten die verbonden zijn aan het houden en rijden van de auto van de zaak, zoals parkeerkosten en kosten voor het wassen van de auto.

Intermediaire vergoedingen zijn dus vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Denkt u aan:

• Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf gaan horen;
• Zaken die tot het vermogen van uw bedrijf horen en die u aan uw werknemer ter beschikking hebt gesteld;
• Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van uw werknemer.

U kunt deze bedragen onbelast blijven vergoeden. Intermediaire vergoedingen zijn geen loon. Ze worden dus niet belast bij de werknemer en komen ook niet ten last van de vrije ruimte.

Vaste kostenvergoeding

Vaak zijn dergelijke vergoedingen opgenomen in een vaste kostenvergoeding. U kunt deze kosten als vaste kostenvergoeding blijven betalen. Als de feiten en omstandigheden niet zijn gewijzigd kunt u een vaste kostenvergoeding blijven betalen voor zaken die als intermediaire kosten worden aangemerkt. Voorwaarde is formeel wel dat u eerst een onderzoek doet naar de werkelijke kosten van de werknemer(s). Omdat deze vergoedingen in de praktijk al gebaseerd zullen zijn op een onderzoek naar de werkelijke kosten, hoeft u dit niet te herhalen. Alleen als u nog niet eerder een kostenonderzoek heeft gedaan bent u verplicht dit eerst uit te voeren voordat u de vaste vergoeding vast stelt.

Voorbeeld 1 'Intermediaire kosten'

Uw werknemer geeft een presentatie bijeen klant. Hij koopt hiervoor markeerstiften en koopt een fles wijn voor de klant. De markeerstiften neemt hij na zijn presentatie mee naar kantoor. De vergoeding voor de markeerstiften is een intermediaire vergoeding. Dat geldt ook voor de vergoeding voor de fles wijn, want vergoedingen voor kosten die uw werknemers maken voor uw externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van uw bedrijf, zijn intermediaire vergoedingen. Deze worden dus niet tot het loon gerekend. NB: Relatiegechenken zijn niet onbelast! Mogelijk worden over deze relatiegeschenken 45 dan wel 75% eindheffing toegepast.

Voorbeeld 2 'Intermediaire kosten'

Uw werknemer maakt voor zijn werk een rit in een auto van uw bedrijf. Deze werknemer tankt onderweg en rekent zelf de benzine af. De benzinekosten die u aan uw werknemer vergoedt, zijn intermediaire vergoedingen.

Voorbeeld 3 'Intermediaire kosten'

Uw werknemer gaat uit eten met een klant. Het gaat aantoonbaar om een zakelijk etentje. Uw werknemer betaalt de rekening zelf en declareert deze later biju. Hier is sprake van een intermediaire vergoeding en een gerichte vrijstelling:

• Het deel van de rekening voor de maaltijd van de klant kunt u belastingvrij vergoeden aan uw werknemer. Dit is een intermediaire vergoeding.
• Voor het deel van de rekening voor de maaltijd van uw accountmanager geldt een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten.

U kunt in dit geval dus de hele rekening onbelast vergoeden.

Voorbeeld 4 'Intermediaire kosten'

Uw werknemer declareert een rekening van een wegrestaurant. Op de rekening, die is gedateerd op een zaterdagavond, staan vier kindermenu's. Uw werknemer had geen zakelijke afspraak. Als u de kosten aan uw werknemer vergoedt, is er geen sprake van een intermediaire vergoeding of van een gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfskosten, omdat het niet om een zakelijk etentje gaat. Afhankelijk van waar u voor hebt gekozen, belast u de vergoeding als loon bijde werknemer of als 'loon belast bij werkgever'.

Voorbeeld 5 'Intermediaire kosten'

U bestelt een notebook en uw werknemer schiet de rekening voor. U stelt de notebook ter beschikking aan deze werknemer voor thuiswerk. De vergoeding van de rekening aan uw werknemer is een vergoeding van intermediaire kosten en dus onbelast. De terbeschikkingstelling van de notebook is loon in natura. Dit is alleen onbelast bijeen zakelijk gebruik van minstens 90%.

Waardering van loon in natura en de werkkostenregeling

Nu we hebben bepaald wat wel of niet als loon wordt aangemerkt, moet het loon ook worden gewaardeerd. Voor het loon wat u in euro's uitbetaalt is dat natuurlijk een simpele zaak. De waardering van niet in geld genoten salaris (loon in natura) is vaak lastiger. Ook voor de waardering van loon in natura is de wetgeving aangepast.

De hoofdregel blijft nog steeds dat niet in geld genoten loon wordt gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer. Maar in het betreffende wetsartikel is toegevoegd dat als er een factuur is die door een onafhankelijke derde is verstrekt, u altijd moet uitgaan van het bedrag wat op de factuur is vermeld (incl. BTW).

Veel zaken die tot het niet in geld genoten loon horen, mogen op een (laag) forfaitair bedrag of zelfs op nihil worden gewaardeerd. Het gaat dan voornamelijk om verstrekkingen of voorzieningen die aan de werkplek gerelateerd zijn. Te denken valt aan de inrichting van de werkplek, computer en/of laptop en Arbo-voorzieningen.

Normbedragen

 

Afgezien van een paar kleine veranderingen, blijven er aparte normbedragen* voor loon in natura gelden. Dit zijn vanaf 1 januari 2011: 

• De verstrekking van maaltijden zonder een zakelijk karakter op de werkplek. U hoeft niet meer per werknemer bij te houden hoeveel maaltijden hij of zij gebruikt. Wel moet u het totale aantal maaltijden bijhouden. Maaltijden worden altijd op een vast bedrag van € 2,95 * (2012) gewaardeerd. Dit geldt dus voor ontbijt, lunches en diners. 
• Dienstwoning. De waardering blijft op de economische huurwaarde met een maximum van 18% van het jaarloon. 
• Huisvesting en inwoning op de werkplek die door de werkgever wordt verstrekt, wordt altijd gewaardeerd op € 5,10*(2012) per dag per werknemer. Het gaat hier om huisvesting waar een werknemer werkt, en ook woont. Dit kan zich bijvoorbeeld voordoen bij personeel op een agrarisch bedrijf en is ook het geval bij een op het schip wonende matroos. 
• Er wordt een vast bedrag per uur voor op de werkplek genoten kinderopvang in aanmerking genomen. Er wordt verwezen naar de Wet Kinderopvang. Voor 2011 & 2012 is dit bedrag € 6,36 * per uur. Indien u kinderopvang verstrekt die buiten de werkplek plaatsvindt, wordt de kinderopvang gewaardeerd op de waarde in het economische verkeer. Dit zal in de regel - u koopt de kinderopvang in bij een derde - neerkomen op het bedrag dat de derde in rekening brengt. 

*Bedragen onder voorbehoud van wettelijke aanpassingen

Loon in natura: nihilwaarderingen

Binnen de werkkostenregeling is alles wat u uw werknemer verstrekt of vergoedt voor zijn dienstbetrekking, loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen op de werkplek ten koste gaan van de vrije ruimte, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. De nihilwaardering geldt niet voor voorzieningen en verstrekkingen voor de werkplek in het eigen huis van uw werknemer.

Let op!

Nihilwaarderingen gelden in het algemeen alleen voor zaken die ter beschikking worden gesteld, niet voor vergoedingen in geld. Geeft u dus een vergoeding voor werkkleding of gereedschappen, dan behoort de gehele vergoeding tot het loon. Heeft u ervoor gekozen deze vergoeding aan te merken als ‘loon belast bij werkgever’, dan gaat de vergoeding volledig ten koste van uw vrije ruimte van 1,4%. Maar als u kleding ter beschikking stelt die als echte werkkleding wordt beschouwd of als u de gereedschappen ter beschikking stelt, dan gaat dit niet ten koste van uw vrije ruimte. De letterlijke wettekst spreekt van ter beschikking stellen. Dit betekent dat de werknemer een gebruiksrecht heeft. De zaken die ter beschikking worden gesteld blijven uw eigendom! Als de situatie dus wijzigt, bijvoorbeeld de werknemer gaat uit dienst, moeten de zaken weer bij u ingeleverd worden. Draagt u op dat moment het eigendom over, dan is er op dat moment sprake van loon in natura wat moet worden gewaardeerd. 

 

Welke nihilwaarderingen zijn er?

De volgende zaken waardeert u op nihil:

• Voorzieningen op de werkplek zoals het gebruik van de vaste computer, het gebruik van het kopieerapparaat en de vaste telefoon voor privé.
• Arbo-voorzieningen
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd.
• Ter beschikking gestelde kleding 

1. die (bijna) uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en overalls

2. kleding die aantoonbaar op het werk achterblijft 

3. kleding die per kledingsstuk is voorzien van 1 of meer logo’s met een oppervlakte van tenminste 70 cm2

• Ter beschikking gestelde mobiele telefoon, Blackberry of smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is.
• Ter beschikking gestelde PC, notebook of laptop als het zakelijke gebruik 90% of meer is.
• Ter beschikking gestelde Ov-jaarkaart en Voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
• Bedrijfsfitness op de werkplek.
• Huisvesting en inwoning (inclusief de verstrekte energie, water en bewassing) op de werkplek voor de vervulling van de dienstbetrekking (werknemer woont elders). 
• De renteloze personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, een elektrische fiets of elektrische scooter koopt.

Loon werknemer of loon werkgever?

Nu u heeft bepaald wat tot het loon hoort en eventueel de waardering daarvan heeft vastgesteld, moet u bepalen bij wie het wordt belast. Belast u het bij de werknemer, dan gaat dit op de gebruikelijke wijze via de salarisstrook. Het loon is belast voor alle heffingen (loonheffing, premies werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet). Kiest u ervoor dit aan te merken als 'loon belast bij werkgever', dan mag u eerst nog rekening houden met een aantal gerichte vrijstellingen.

De gerichte vrijstellingen

Van het loon belast bij werkgever mogen zoals gesteld de zogenoemde gerichte vrijstellingen worden afgetrokken. De gerichte vrijstellingen zijn:

• Werkelijke kosten openbaar vervoer;
• Reiskosten tegen €0,19 km;
• Congressen, seminars, studiekosten outplacement, vakliteratuur, inschrijving in een beroepsregister;
• Tijdelijke verblijfskosten;
• Extraterritoriale kosten;
• Zakelijke verhuiskosten.

Het bedrag dat overblijft noemen we de 'loonsom werkkostenregeling'. Is dit bedrag groter dan 1,4% van de totale fiscale loonsom - de vrije ruimte - dan wordt alles daarboven belast met 80%.

Let op!

Het begrip tijdelijke verblijfkosten is onder de werkkostenregeling ruim. U moet niet alleen denken aan de extra kosten die een werknemer maakt voor verblijf onderweg zoals een kopje koffie in een wegrestaurant of hotelovernachting. Onder het begrip tijdelijke verblijfkosten vallen ook maaltijden of vergoedingen daarvoor bij dienstreizen en dergelijke. Maar ook de maaltijden of vergoedingen daarvoor bij overwerk of koopavond vallen onder de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten. 

Vaak zijn dergelijke vergoedingen opgenomen in een vaste kostenvergoeding. U kunt deze kosten als vaste kostenvergoeding blijven betalen. Als de feiten en omstandigheden niet zijn gewijzigd kunt u een vaste kostenvergoeding blijven betalen voor zaken die als gerichte vrijstelling worden aangemerkt. Voorwaarde is formeel wel dat u eerst een onderzoek doet naar de werkelijke kosten van de werknemer(s). Omdat deze vergoedingen in de praktijk al zijn gebaseerd op een onderzoek naar de werkelijke kosten, hoeft u dit niet te herhalen. Alleen als u nog niet eerder een kostenonderzoek heeft gedaan bent u verplicht dit eerst uit te voeren voordat u de vaste vergoeding vast stelt. 

 

Eindheffingsloon werkkostenregeling

Nadat u de gerichte vrijstellingen in mindering heeft gebracht, weet u welk bedrag u uiteindelijk moet toetsen aan de grens van 1,4%. U toetst altijd aan 1,4% van de totale fiscale loonsom van uw werknemers (kolom 14 van de loonstaat). U bepaalt van tevoren welke vergoedingen en verstrekkingen u aanmerkt als 'loon belast bij werkgever'. Als u boven de vrije ruimte uitkomt, moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen.

Schematisch overzicht loonbegrip

Onderstaand is schematisch nog eens weergegeven wat hiervoor is vermeld.