De werkkostenregeling in de loonaangifte
Er moet een juiste loonaangifte naar de Belastingdienst worden verstuurd, en u moet dus weten of u wel of geen 80% eindheffing moet betalen. Maar hoe groot is uw vrije ruimte en hoe moet u die bepalen? Als u volgens de werkkostenregeling werkt, is dit de volgende stap die u moet maken.
Drie methoden voor het bepalen van de vrije ruimte werkkostenregeling
Voor het bepalen van uw vrije ruimte en het toetsen van uw vergoedingen en verstrekkingen aan die vrije ruimte kunt u kiezen uit 3 methoden:
- Formeel moet u uw vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar berekenen en ook per aangiftetijdvak van het lopende jaar toetsen of u de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 1).
- U mag uw vrije ruimte bepalen op basis van het fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar, waarbij u pas eindheffing gaat afdragen vanaf het moment dat u gedurende het lopende jaar het bedrag van de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 2).
- U mag ook uw vrije ruimte bepalen op basis van het fiscale loon van het voorafgaande kalenderjaar waarbij u per aangiftetijdvak van het lopende jaar toetst of u de vrije ruimte overschrijdt (zie voorbeeld 3).
Let op!
Alleen als u gebruikmaakt van mogelijkheid 2 of 3 maakt u uiterlijk bij het indienen van de eerste aangifte van het volgend jaar (natuurlijk mag dit ook bij de laatste aangifte van het jaar) een herrekening op basis van de feitelijke gegevens van het betreffende jaar. Hierbij kan het dus voorkomen dat blijkt dat u in de loop van het jaar te weinig of teveel heeft betaald. Dit bedrag wordt dan verrekend met de totale afdracht van de maand waarin u de afrekening doet.
U hoeft dus niet apart een teruggaaf aan de Belastingdienst te vragen of te wachten op een naheffing. Omdat de mogelijkheid tot een eind afrekening bij methode 1 ontbreekt, adviseert ADP u om altijd methode 2 of 3 te hanteren.
Voorbeeld 1: Bepalen vrije ruimte
Bedrijf X heeft in het huidige fiscale jaar een fiscale loonsom van € 101.000. De vrije ruimte voor die maand is dan 1,4% = € 1.414. Is de 'loonsom werkkostenregeling' € 1.000 dan is er in januari geen eindheffing werkkostenregeling verschuldigd. Is de fiscale loonsom in februari € 99.000. Dan is de vrije ruimte voor die maand € 1.386. Is de 'loonsom werkkostenregeling' € 2.000 dan is er in februari € 491 eindheffing werkkostenregeling verschuldigd. ((€ 2.000 -/- € 1.386)* 80%). Er wordt dus geen rekening gehouden met de niet benutte ruimte van € 414 van januari. Ook op jaarbasis bekeken kan er dus een verschil ontstaan.
Voorbeeld 2: Bepalen vrije ruimte
De fiscale loonsom van het vorige fiscale jaar is € 6.000.000. De vrije ruimte mag dan worden bepaald op 1,4% = € 84.000. Zolang de totale 'loonsom werkkostenregeling' niet meer is dan € 84.000 dan is er geen eindheffing werkkostenregeling verschuldigd. Wordt de grens van € 84.000 in oktober van het huidige fiscale jaar overschreden, dan moet vanaf dat aangiftetijdvak eindheffing werkkostenregeling worden afgedragen. Uiterlijk bij de eerste aangifte van het volgende fiscale jaar maakt u een eindafrekening die volledig is gebaseerd op de gegevens van het huidige fiscale jaar.
Voorbeeld 3: Bepalen vrije ruimte
De fiscale loonsom van het vorige fiscale jaar is € 6.000.000. De vrije ruimte mag dan worden bepaald op 1,4% = € 84.000. Deze vrije ruimte verdeelt u evenredig over de aangiftetijdvakken van het huidige fiscale jaar . Per maandaangifte is dit dus € 7.000. Is de 'loonsom werkkostenregeling' voor de betreffende maand niet meer dan € 7.000 dan hoeft u niets af te dragen. Is de 'loonsom werkkostenregeling' in een maand hoger dan € 7.000 dan draagt u over die maand eindheffing werkkostenregeling af. Uiterlijk bij de eerste aangifte van het volgende fiscale jaar maakt u een eindafrekening die volledig is gebaseerd op de gegevens van het huidige fiscale jaar.