Per 1 januari 2011 wordt de ‘werkkostenregeling’ ingevoerd: het nieuwe regime voor vrije vergoedingen en verstrekkingen. Omdat er gevolgen kunnen zijn voor uw arbeidsvoorwaardenbeleid is een analyse van de consequenties van belang.
Door de invoering van de werkkostenregeling verdwijnt de huidige gedetailleerde regelgeving voor bijvoorbeeld ‘de fiets van de zaak’, bedrijfsfitness en telefoons. Voortaan wordt alles wat een werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om vergoeden van kosten!
Aanpassen arbeidsvoorwaarden
Door de invoering van de werkkostenregeling zullen in een aantal gevallen ook aanpassingen in de arbeidsvoorwaarden moeten plaatsvinden. Hoog tijd om een analyse van de consequenties voor uw bedrijf te maken. Door de nieuwe regeling kan uw bestaande arbeidsvoorwaardenbeleid ineens zomaar 80 procent duurder uitvallen. Overgangsregeling of niet, als u zaken wilt aanpassen is er nu al werk aan de winkel.
Bedenk daarbij dat in voorkomende gevallen ook de Ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging moet worden geraadpleegd of geļnformeerd. De invoering betekent het nodige werk voor het bedrijfsleven. Hiermee is rekening gehouden door werkgevers tot 2014 de keus te geven tussen de huidige wetgeving en de nieuwe werkkostenregeling. Het is tot 2014 zelfs mogelijk om van de nieuwe regeling weer over te schakelen op de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen.
Wat is de werkkostenregeling?
Alles wat fiscaal als loon kan worden betiteld wordt tot het loon gerekend. Er wordt dus niet meer gekeken wat eventueel belastingvrij kan worden vergoed. Het reguliere arbeidsrechtelijke loon (inclusief evt. auto van de zaak) blijft belast bij de werknemer. Alle overige voordelen (kostenvergoedingen, kerstpakketten, fiets) wordt tot het eindheffingsloon gerekend en dus bij de werkgever belast. Een forfaitair deel van het loon wordt vrijgelaten van belasting- en premieheffing. Door deze wijziging zijn er administratief dus twee vormen van loon:
- de echte arbeidsrechtelijke beloning belast bij de werknemer ;
- de vergoedingen en vertrekkingen die samenhangen met het functioneren van de werknemer belast als eindheffing bij de werkgever.
Van het eindheffingsloon mogen weer wel worden afgetrokken:
- werkelijke kosten openbaar vervoer;
- reiskosten tegen € 0,19 km;
- congressen, seminars en studiekosten;
- tijdelijke verblijfskosten;
- extra territoriale kosten;
- verhuiskosten.
Het bedrag dat overblijft is het totaal te belasten eindheffingsloon. Is dit bedrag groter dan 1,4 % van het totale loon dan wordt alles daarboven belast met 80 procent.
Rekenvoorbeeld 1
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000,--
In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 80.000 aan 'loon' wat onder de eindheffing valt
In het bedrag van € 80.000 zit voor € 50.000,- begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 50.000 mag worden afgetrokken van het totaal bedrag van € 80.000.
Per saldo zou deze werkgever dus over € 30.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het forfaitair vrijgestelde bedrag is 1,4 % van 4.000.000 = € 56.000. Er vindt dus geen belastingheffing plaats.
Rekenvoorbeeld 2
De totale loonsom van een bedrijf bedraagt € 4.000.000,--.
In totaal vergoedt en verstrekt het bedrijf voor € 110.000 aan 'loon' wat onder de eindheffing valt In het bedrag van € 110.000 zit voor € 30.000,- begrepen aan reiskosten, congreskosten en studiekosten. Deze € 30.000 mag worden afgetrokken van het totaal bedrag van € 110.000.
Per saldo zou deze werkgever dus over € 80.000 eindheffing moeten betalen. Echter, het forfaitair vrijgestelde bedrag is 1,4 % van 4.000.000 = € 56.000. Over het saldo van € 24.000 wordt 80 procent eindheffing toegepast. Er moet dus een bedrag van 19.200 euro worden afgedragen.
Vergoedingen onder de loupe
Bovenstaande ontwikkelingen vragen om een kritische blik op uw kostenvergoedingen en overige arbeidsvoorwaarden. Worden de kosten van vakliteratuur bijvoorbeeld door de werkgever vergoed, dan telt de complete vergoeding mee voor de bepaling of de 1,4% grens wordt overschreden. Maar als u als werkgever zelf het abonnement afsluit en de vakliteratuur ter beschikking stelt om op de zaak te lezen dan telt dit niet mee als vergoeding.
Een mogelijkheid om afdrachten te beperken is om de vergoedingen, al of niet voor een deel, tot het loon te gaan rekenen. Dit kan dan ook weer op twee manieren. U kunt de vergoeding bruto tot het loon gaan rekenen of u kunt de vergoedingen gaan ‘bruteren’ waardoor de werknemer netto er op vooruit gaat. In beide gevallen stijgt uw loonsom en wordt dus ook de ruimte van 1,4% groter. Let u echter ook goed op dat de kostenvergoedingen tot het pensioen gevend loon kunnen gaan behoren waardoor uw pensioenlasten weer gaan stijgen.
Vaste vergoedingen voor reiskosten kunt u in ieder geval intact laten omdat reiskosten tot een bedrag van € 0,19 per km. buiten het forfait worden gelaten. Een ander punt wat zeker aandacht verdient is uw cafetariaregeling. Die kan weleens duur gaan uitvallen voor u of uw medewerkers.
