Afdrukken

Regeling

Werkgevers kunnen hun werknemers een onbelaste vergoeding geven voor alle zakelijke kilometers van maximaal € 0,19 per kilometer over de volledige reisafstand die de werknemer aflegt. Dit ongeacht het vervoermiddel, auto, motorfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet, etc. Hierbij kwalificeren ook de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers.

Er is dus geen wettelijk onderscheid tussen regelmatig woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen. De € 0,19-normering geldt overigens voor vergoedingen en verstrekkingen tezamen. Hou, met het bepalen van de afstand ook rekening met de manier waarop wordt gereisd. De wijze van vervoer kan tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan afwijken van de reisafstand met de fiets of met de trein. De werkgever moet de reisafstand in redelijkheid aannemelijk kunnen maken. De 'beperking' van € 0,19 geldt niet voor de afstand die wordt afgelegd met boot, vliegtuig of taxi. Voor die manier van reizen en over die afstand mag u altijd de werkelijke kosten vergoeden.

Prive kilometers

Uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen) mag de werkgever niet onbelast vergoeden. Dit geldt ook als de werknemer bijvoorbeeld tussen de middag thuis gaat eten.

Wettelijk is geregeld dat de verstrekking van parkeergelegenheid onbelast is, als de parkeergelegenheid zich bevindt bij de plaats van werkzaamheden. Hierbij kan gedacht worden aan een parkeerkaart die een werkgever aan een werknemer verstrekt om te parkeren bij zijn vaste arbeidsplaats.

Tol- en veergelden

Onder de € 0,19-normering vallen alle kosten die "verband houden met" vervoer. Dit geldt ook voor tol- en veergelden. In dat geval tellen, wat betreft de veergelden, de vaarkilometers mee als reisafstand.

Eindheffing

Voor zover vergoedingen voor tol- en veergelden, of overeenkomstige verstrekkingen, tot het loon behoren, moeten ze door de werkgever onder de eindheffing worden gebracht. Daarvoor geldt het enkelvoudige tarief.

Maakt een werkgever vanaf 2011 gebruik van de Werkkostenregeling dan kan de werkgever kiezen. De bovenmatige vergoeding wordt belast bij de werknemer of komt ten laste van de vrije ruimte van 1,4%.

Parkeergelegenheid

Van een verstrekking (dat wil zeggen in natura) van parkeergelegenheid is bijvoorbeeld geen sprake als een werkgever aan een werknemer een elektronische tegoeddrager geeft zoals een creditcard of chipknip waarvan het tegoed alternatief aanwendbaar is.

Let op!

Vanaf 2011 geldt het bovenstaande alleen nog maar als een werkgever gebruik maakt van het overgangsrecht zoals dat is geregeld onder werkkostenregeling. Valt een werkgever onder de werkkostenregeling dan wordt alleen het gebruik van de parkeerplaats op de werkplek op nihil gewaardeerd. De parkeerplaats moet tot het bedrijfsterrein van de werkgever behoren. Een nabij gelegen parkeergarage of parkeerplek voldoet niet aan dat criterium.

De verstrekking van een parkeergelegenheid die zich bevindt in of bij de woning van de werknemer of op een plaats die geen relatie heeft met de werkzaamheden of het woon-werkverkeer, is belast. Betreft het een verstrekking van andere parkeergelegenheid, bijvoorbeeld een parkeerkaart bij een opstapplaats in het kader van woon-werkverkeer, dan telt de waarde van de kaart mee bij de toetsing aan de norm van € 0,19 per kilometer.

Een vergoeding voor parkeergelegenheid in of bij de woning van de werknemer is belast. Een vergoeding voor parkeergelegenheid bij de plaats van werkzaamheden (of op het woon/werk-werktraject) telt mee bij de toetsing van de totale reiskostenvergoeding aan de € 0,19-normering. Voorzover zo’n vergoeding tot het loon behoort, moet de werkgever de eindheffing tegen het enkelvoudig tarief toepassen.

Overigens zijn een vergoeding voor een parkeerboete, een naheffingsaanslag parkeerbelasting (inclusief de kosten die met de oplegging ervan gemoeid zijn) alsmede de kosten van het aanbrengen en verwijderen van een wielklem niet onbelast te vergoeden. Dergelijke vergoedingen worden altijd aangemerkt als een belast loonbestanddeel

Een werknemer krijgt van zijn werkgever in een maand de volgende vergoedingen en verstrekkingen: De werkgever valt niet onder de werkkostenregeling, maar maakt gebruik van het overgangsrecht.

  1. een parkeerkaart voor een parkeerplaats op het terrein waar de werknemer werkt;
  2. € 225 reiskostenvergoeding; aantal zakelijke kilomters 1.500 x een vergoeding van € 0,15 per kilometer;
  3. € 75 voor parkeerkosten (enkelvoudige parkeerbelasting) tijdens het bezoeken van klanten;
  4. een parkeervergunning ter waarde van € 100 voor de straat waar de werknemer woont;
  5. € 239 voor een naheffingsaanslag parkeerbelasting inclusief de kosten van het aanbrengen en verwijderen van een wielklem op het moment dat de werknemer op bezoek was bij een klant.

Dit heeft de volgende fiscale gevolgen:

  • ad 1: dit is een onbelaste verstrekking
  • ad 2: deze vergoeding is onbelast op basis van de € 0,19-normering;
  • ad 3: deze vergoeding telt mee bij de toepassing van de € 0,19-normering. De werkgever mag op basis van de reisafstand vergoeden 1.500 kilometer x € 0,19 = € 285. Hij geeft echter een vergoeding van € 225 + € 75 = €300. Het bovenmatige deel van € 15 is belast. Als de werkgever dit bedrag toe rekent aan de parkeerkosten is daarop de eindheffing verplicht van toepassing tegen het enkelvoudige tarief;
  • ad 4: dit is een belast loonbestanddeel . Voor dit loonbestanddeel geldt de eindheffing niet, omdat geen sprake is van ‘’parkeergelden’’;
  • ad 5: dit is een belast loonbestanddeel . Ook voor dit loonbestanddeel geldt de eindheffing niet; ook hier is geen sprake van ‘’parkeergelden’’.

Openbaar vervoer

Wordt per openbaar vervoer gereisd dan mag een werkgever er voor kiezen om de werkelijke kosten vrij te vergoeden. Dan moet hij de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden, de werknemer overhandigt u de vervoerbewijzen zodra ze niet meer geldig zijn.. De werkgever hoeft dan niet de daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet de werkgever wél, als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer.

OV chipkaart

Van de gebruiker van de ov-chipkaart bewaart u de overzichten waarin de transacties (reisbewegingen) met de ov-chipkaart staan.

Vervoer vanwege de werkgever (inhoudingsplichtige)

Bij zogenoemd vervoer vanwege de werkgever geldt een bijzondere regeling. Hierbij is de € 0,19-normering niet van toepassing. De verstrekking, in redelijkheid, van vervoer vanwege de werkgever is onbelast. Van vervoer vanwege de werkgever is sprake als een werkgever het vervoer van de werknemer organiseert, bijvoorbeeld door hem thuis op te (laten) halen en weer terug te brengen, door een fiets ter beschikking te stellen, door aan de werknemer vervoerbewijzen te verstrekken of door een regeling te treffen in het kader waarvan werknemers meerijden (carpoolen) in het privévoertuig van een collega-werknemer die daarvoor een vergoeding ontvangt.

Taxi, boot of luchtvaartuig

In het geval een werknemer gebruik maakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kan een werkgever maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten vrij vergoeden.

Administratieplicht

De werkgever moet de gegevens van de kostenvergoedingen en verstrekkingen op vervoersgebied administreren bij de loonadministratie. In de loonstaat moet de werkgever in de rubriek ‘’vervoer vanwege de werkgever’’ aangeven of daarvan al dan niet sprake is. In de rubriek ‘’’reiskostenvergoeding’’ van de loonstaat moet de werkgever aangeven of een werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding voor reiskosten ontvangt.

Als dat het geval is moet hij ook het totaalbedrag vermelden van de onbelaste reiskostenvergoedingen die hij in dat jaar aan de werknemer heeft uitbetaald (het zogeheten jaarbedrag).

Ook moet de werkgever bij onbelaste reiskostenvergoedingen voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak het aantal kilometers administreren waarvoor de vergoeding is verstrekt. De werkgever hoeft het aantal kilometers niet op grond van een specifieke wettelijke regeling te administreren als hij een vaste vrije vergoeding geeft.

Een vaste vergoeding voor reiskosten moet echter in ieder geval naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Dit brengt doorgaans mee dat de werkgever ter onderbouwing eenmalig het aantal kilometers administreert, tenzij de reisafstand wijzigt bijvoorbeeld door verhuizing. Houdt u ook rekening met de manier waarop de werknemer reist. De meest gebruikelijke weg per fiets kan verschillen van de meest gebruikelijke weg per auto. Het administreren van het aantal kilometers is niet nodig bij een vergoeding van de werkelijke kosten van openbaarvervoer(OV), taxi, boot of luchtvaartuig.