Reiskostenvergoeding

Regeling tot 1 januari 2004

Tot 1 januari 2004 golden er fiscaal afzonderlijke vergoedingsmogelijkheden voor regelmatig woon-werkverkeer en voor andere zakelijke reizen. Voor zakelijke reizen per auto die niet onder de regeling voor regelmatig woon-werkverkeer vielen, kon de werkgever een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,28 per kilometer geven.

Voor zakelijke reizen die niet per auto werden afgelegd kon een onbelaste vergoeding ter grootte van de werkelijke kosten worden gegeven. Hierbij was voor de fiets en de motorfiets per kilometer zonder nadere onderbouwing een vrije vergoeding toegestaan van € 0,05 respectievelijk € 0,28, en voor de scooter en bromfiets € 0,10. Voor het regelmatig woon-werkverkeer was het zogenoemde reiskostenforfait van toepassing.

Regeling met ingang van 1 januari 2004

Met ingang van 1 januari 2004 is een onbelaste vergoeding mogelijkvan maximaal € 0,18 per kilometer over de volledige reisafstand voor alle zakelijke kilometers die de werknemer aflegt. Dit ongeacht het vervoermiddel, auto, motorfiets, fiets, openbaar vervoer, te voet, etc. Hierbij kwalificeren ook de woon-werkkilometers als zakelijke kilometers. Er is dus geen wettelijk onderscheid meer tussen regelmatig woon-werkverkeer en andere zakelijke reizen. De € 0,18-normering geldt overigens voor vergoedingen en verstrekkingen tezamen.

Openbaar vervoer

Wordt per openbaar vervoer gereisd dan mag een werkgever er voor kiezen om de werkelijke kosten vrij te vergoeden. Dan moet hij de vervoerbewijzen per werknemer administreren en voor controle beschikbaar houden. De werkgever hoeft dan nietde daarmee verband houdende reisdagen en de afgelegde OV-afstand te registreren. Dat moet de werkgever wél, als hij een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,18 per kilometer.

Vervoer vanwege de werkgever (inhoudingsplichtige)

Bij zogenoemd vervoer vanwege de werkgever geldt een bijzondere regeling. Hierbij is de € 0,18-normering niet van toepassing. De verstrekking, in redelijkheid, van vervoer vanwege de werkgever is onbelast. Van vervoer vanwege de werkgever is sprake als een werkgever het vervoer van de werknemer organiseert, bijvoorbeeld door hem thuis op te (laten) halen en weer terug te brengen, door een fiets ter beschikking te stellen, door de werknemer vervoerbewijzen te verstrekken of door een regeling te treffen in het kader waarvan werknemers meerijden in het privévoertuig van een collega-werknemer die daarvoor een vergoeding ontvangt.

Taxi, boot of luchtvaartuig

In het geval een werknemer gebruik maakt van een taxi, boot of luchtvaartuig, kan een werkgever maximaal, binnen de grenzen van de redelijkheid, de werkelijke kosten vrij vergoeden.

carpoolregeling, opstapbonus, 20-dagenregeling

Overigens zijn met ingang van 1 januari 2004 de fiscale carpoolregeling en de zogenoemde opstapbonus vervallen. Als gevolg van de wetswijziging is de 20-dagen-regeling sinds 1 januari 2004 niet langer van belang voor reiskostenvergoedingen. De 20-dagenregeling blijft wel van belang voor onder meer de telewerkregeling, de fietsregeling en voor verblijfkostenvergoedingen.

Administratieplicht

De werkgever moet de gegevens van de vergoedingen en verstrekkingen op vervoersgebied administreren bij de loonadministratie. In de loonstaat moet de werkgever in de rubriek ‘’vervoer vanwege de werkgever’’ aangeven of daarvan al dan niet sprake is. In de rubriek ‘’’reiskostenvergoeding’’ van de loonstaat moet de werkgever aangeven of een werknemer een onbelaste (vaste) vergoeding voor reiskosten ontvangt. Als dat het geval is moet hij tevens het totaalbedrag vermelden van de onbelaste reiskostenvergoedingen die hij in dat jaar aan de werknemer heeft uitbetaald (het zogeheten jaarbedrag). Op de loonbelastingkaart moet bij vervoer vanwege de werkgever code 03 vermeld worden en bij een onbelaste (vaste) reiskostenvergoeding code 04 met het jaarbedrag van de vergoeding.

Tevens moet de werkgever bij onbelaste reiskostenvergoedingen voor iedere werknemer per uitbetalingstijdvak het aantal kilometers administreren waarvoor de vergoeding is verstrekt. De werkgever hoeft het aantal kilometers niet op grond van een specifieke wettelijke regeling te administreren als hij een vaste vrije vergoeding geeft. Een vaste vergoeding voor reiskosten moet echter in ieder geval naar aard en omvang zijn gespecificeerd. Dit brengt doorgaans mee dat de werkgever ter onderbouwing eenmalig het aantal kilometers administreert, tenzij de reisafstand wijzigt (bijvoorbeeld door verhuizing. Het administreren van het aantal kilometers is niet nodig bij een vergoeding van de werkelijke kosten van openbaarvervoer(OV), taxi, boot of luchtvaartuig.

Saldering vergoeding voor woon-werkverkeer met vergoeding voor overige zakelijke kilometers

Bij nieuwe of reeds bestaande vergoedingsregelingen (bijvoorbeeld bij voortgezette toepassing van het reiskostenforfait) is het denkbaar dat met ingang van 1 januari 2004 vergoedingen voor woon-werkverkeer lager zijndan € 0,18 per kilometer, terwijl tegelijkertijd vergoedingen voor andere zakelijke reizen fiscaal bovenmatig zijn omdat deze hoger zijn dan € 0,18 per kilometer. Het is in zo’n geval niet zonder meer mogelijk om de fiscale ruimte en de fiscale bovenmatigheid met elkaar te compenseren. De belastingheffing sluitimmers aan bij de feiten.

Een werkgever kan evenwel, zonodig in overleg met zijn werknemers, nader vastleggen, dat voorzover bepaalde reiskostenvergoedingen in het kalenderjaar of in een loontijdvak fiscaal bovenmatig zijn, ze mede strekken tot vergoeding van reiskosten die de werkgever in zoverre nog wel aanvullend belastingvrij kan vergoeden. Hij kan dit bijvoorbeeld vastleggen via een addendumbij de (collectieve) arbeidsovereenkomst of de toepasselijke vergoedingsregeling. In dat geval kunnen eventuele bovenmatigheden wél worden toegerekend aan andere zakelijke kilometers in het kalenderjaar of het loontijdvak.

Goedkeuring

De staatssecretaris keurt goed dat voor een op 1 januari 2004 reeds bestaande vergoedingsregeling een vóór 1 juli 2004 totstandgekomen addendum zoals hiervoor bedoeld terugwerkende kracht krijgt tot 1 januari 2004.

Tijdstip van saldering

Na saldering kan eventueel een bovenmatig gedeelte resteren. De heffing moet dan in beginsel plaatsvinden over het tijdvak waarop de vergoeding betrekking heeft. De werkgever mag (het is dus niet verplicht) de heffing respectievelijk saldering uitstellen. De werkgever moet die keuze dan in zijn loonadministratie controleerbaar vastleggen. De saldering kan ook nog plaatsvinden als de werkgever gedurende het kalenderjaar reeds (een gedeelte van) de reiskostenvergoeding heeft belast. In voorkomende gevallen kan dit leiden tot negatief loon.

De heffing respectievelijk saldering moet uiterlijk plaatsvinden in de eerste maand na het kalenderjaar waarop de vergoeding betrekking heeft. In dat geval gelden de tarieven van het nieuwe jaar. Als de dienstbetrekking in de loop van het kalenderjaar eindigt, dan moet de werkgever uiterlijk in de kalendermaand dievolgt op de kalendermaand waarin de dienstbetrekking eindigt de loonheffing inhouden.

Om te bepalen of de reiskostenvergoeding bovenmatig is, mag dan worden uitgegaan van het gemiddelde bedrag per kilometer dat de werkgever gedurendehet (desbetreffende gedeelte van) het kalenderjaar heeft vergoed.

Voor de premieheffing werknemersverzekeringen is dit niet van toepassing. Het bovenmatige deel dient daarom op de gebruikelijke wijze betrokken te worden in de reguliere loonopgave die de werkgever aan het UWV doet. Bij een jaarloonopgave zal het bovenmatige deel van de reiskostenvergoeding hierin begrepen dienen te zijn.

Voorbeeld

Een werknemer krijgt in een kalenderjaar van zijn werkgever een reiskostenvergoeding van in totaal € 2200, bestaande uit:

• een vergoeding voor 10.000 woon-werkkilometers x € 0,08 per kilometer = € 800; en
• een vergoeding voor 5.000 kilometers wegens dienstreizen x € 0,28 = € 1400

Als de reiskostenregeling niet voorziet in een salderingsmogelijk-heid, moet de werkgever in ieder tijdvak het bovenmatige bedrag van de vergoeding voor de dienstreizen in de heffing betrekken. In dit voorbeeld € 500, (5.000 km x (€ 0,20 - € 0,18))

Als de reiskostenregeling wel in een salderingsmogelijkheid voorziet, mag de werkgever de heffing echter uitstellen (dat is niet verplicht). De heffing respectievelijk saldering moet uiterlijk plaatsvinden in de eerste maand vanhet nieuwe kalenderjaar.Saldering leidt dan tot het volgende resultaat: totale reiskostenvergoeding € 2200/totaal aantal kilometers 15.000 = gemiddelde vergoeding per km van € 0,15 per kilometer.

Oftewel, na saldering is de totale reisvergoeding onbelast. Indien de werkgever het ‘’bovenmatige’’ gedeelte van € 0,10 van de dienstreiskilometers reeds heeft belast (in totaal 5.000 km x € 0,10 = € 500), mag de werkgever uiterlijk in de eerste maand van het nieuwe kalenderjaar in zijn loonadministratie als negatief loon opnemen: € 500. Hij boekt dit dan in als negatief bedrag in Kolom 9: loon in geld, uitsluitend voor de loonheffing, van de loonstaat.

Reisafstand en wijze van vervoer

De nieuwe wettelijke regeling biedt de mogelijkheid om ongeacht de wijze van vervoer (fiets, auto, etc.) een vergoeding te geven van € 0,18 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand metde fiets of met de trein.De werkgever moet de reisafstand in redelijkheid aannemelijk kunnen maken.

Vaste reiskostenvergoedingen

Onder de nieuwe wettelijke regeling bestaat de mogelijkheid om voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter een vaste vrije vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Hierbij gelden de algemene regels voor vaste vrije vergoedingen, zoals deze zijn ontwikkeld in de wet- en regelgeving en de jurisprudentie. De hoofdregel is dat een vaste vergoeding een vrije vergoeding is voorzover deze afzonderlijk is vastgesteld en geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.

Bij het onderdeel 'Praktische regeling' wordt een praktische regeling gegeven opgrondwaarvan voor werknemers met een min of meer vaste arbeidsplaats eenvoudigeenvaste vrije vergoeding voor reiskosten kan worden vastgesteld. Dit laat uiteraard onverlet dat met de inspecteur binnen de wettelijke kaders een specifieke regeling kan worden afgesproken. Het blijft uiteraard ook mogelijk voor een werkgever om niet uit te gaan van deze regeling en individueel op declaratiebasis een hogereonbelaste vergoeding aannemelijk te maken.

Vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie

Als de werkgever en werknemer een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie overeenkomen, kunnen zij daarbij desgewenst een aanvullende vrije vergoeding afspreken voor het geval dat de werknemer meer kilometers dan berekend heeft afgelegd. De overeenkomst moet evenwel een terugbetalingsverplichting bevatten of voorzien in het (alsnog) als loon in aanmerking nemen van een geconstateerde bovenmatigheid. Hierbij geldt als voorwaarde dat de nacalculatie (met de eventuele bijbehorende gevolgen) plaatsvindt aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt.

Bij een vaste vergoeding volgens de navolgende praktische regeling hoeft geen nacalculatie plaats te vinden (tenzij de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, meer bedraagt dan 150 km). Dit betekent enerzijds dat als een vergoeding volgens de voorwaarden van deze regeling is toegekend, er niet achteraf een gedeelte daarvan tot het loon hoeft te worden gerekend. Anderzijds brengt de toepassing van de praktische regeling zonder nacalculatie mee dater geen ruimte bestaat voor aanvullende declaratie voor extra reizen naar de desbetreffendebestemming(en).

Praktische regeling

Als een werknemer op jaarbasis doorgaans naar één of meer vaste arbeidsplaatsen reist, kan een werkgever aan de hand van de volgende factoreneen vaste vrije vergoeding van reiskosten bepalen:

1. aantal reguliere werkdagen per jaar: 260;
2. gemiddeld aantal dagen in verband met kortstondige afwezigheid (vakantie,verlof en ziekte): 54;
3. de totale reisafstand, dat wil zeggen heen en terug, bedraagt maximaal 150 kilometer per dag. Zie voor langere reisafstanden hierna.

De toegestane vrije vaste vergoeding voor reiskosten is dan op jaarbasis: (260 – 54) x factor c x € 0,18.

De toegestane vaste vrije vergoeding per maand of per week is het bedrag op jaarbasis, gedeeld door respectievelijk 12 of 52.

Doorgaans reizen naar een vaste arbeidsplaats

Een werknemer reist op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats als hij de desbetreffende arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk tenminste 36 weken (70% x 52 weken) zal bezoeken. Als de dienstbetrekking gaandeweg het kalenderjaar eindigt, mag worden uitgegaan van 70% van het aantal volle weken dat het dienstverband vermoedelijk duurt. Een werknemer die bijvoorbeeld in oktober (week 41) met pensioen gaat, heeft in dat jaar een dienstverband van 40 weken. Als hij in die 40 weken vermoedelijk minimaal 28 weken naar dezelfde arbeidsplaats zal reizen, reist hij op jaarbasis doorgaans naar een vaste arbeidsplaats. Kan een werkgever aannemelijk maken dat factor b bij hem lager is dan het bovengenoemde gemiddelde, dan mag hij factor b in zoverre aanpassen.

Deeltijd

Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, kan deze praktische regeling naar evenredigheid worden toegepast. Als een werknemer in deeltijd bijvoorbeeld doorgaans drie dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, dient de uitkomst van de berekening met factor 0,6 (3/5) te worden vermenigvuldigd.

Langere reisafstanden

Voor reisafstanden van (heen en terug) meer dan 150 kilometer per dag geldt als voorwaarde dat een nacalculatie plaatsvindt; zie hiervoor, onder vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.

voorbeeld 1
Werknemer A reist 5 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 36 km (18 km enkele reis).

Op jaarbasis is dan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding toegestaan van: (260 – 54) x 36 x € 0,18 = € 1335, ofwel € 111 per maand of € 26 per week.

voorbeeld 2
Werknemer B reist op jaarbasis doorgaans naar zijn werk te R. De enkele reisafstand naar R is 18 km. Op 1 dag per week werkt hij thuis en elke derde week reist hij één dag voor een vergadering naar arbeidsplaats:

• In week 1 reist hij 4 dagen naar zijn werk te R (de werknemer reist niet op de dag dat hij thuis werkt).
• In week 2 idem.
• In week 3 reist hij 3 dagen naar zijn werk te R en 1 dag naar zijn werk te Z.

Voor het reizen naar R is een vaste vergoeding volgens deze praktische regeling mogelijk omdat werknemer B doorgaans naar R reist. Hij reist 2/3 van de weken 4 dagen per week en 1/3 van de weken 3 dagen per week naar R. In dit geval is op jaarbasis een onbelaste vaste reiskostenvergoeding toegestaan van (2/3 x 4/5 x € 1335) + (1/3 x 3/5 x € 1335) = € 979.

Voor de reizen naar Z is geen vaste vergoeding volgens deze praktische regeling mogelijk omdat werknemer B op jaarbasis niet doorgaans naar Z reist. Wel is voor de totale reisafstand naar Z een onbelaste kilometervergoeding op declaratiebasis of een vaste vergoeding met nacalculatie mogelijk, naast de toepassing van de praktische regeling voor de reizen naar R. Het is ook mogelijk om voor alle reizen te kiezen voor een vergoeding op declaratiebasis of voor een vaste vergoeding met nacalculatie (zie hiervoor, onder vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie).

voorbeeld 3
Werknemer C reist 4 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 168 km (84 km enkele reis). Zijn werkgever betaalt hem per periode van4 weken een reiskostenvergoeding van 4/52 x 4/5 x (260 – 54) x 168 x € 0,18 = € 383,35. Op het moment dat een nieuwe periode van 4 weken begint kan de werknemer wegens ziekte drie weken niet werken. In de vierde week reist hij achtereen-volgens op 7 dagen naar zijn werk. Daarna eindigt de dienstbetrekking.

In dit geval is een vaste vrije vergoeding voor reiskosten mogelijk. Maar omdat de totale reisafstand per dag meer bedraagt dan 150 kilometer is nacalculatie verplicht.

Over een periode van 8 weken heeft de werknemer 2 x € 383,35 = € 766,70 ontvangen. Hij is in deze periode 23 keer naar zijn werk gereisd. Op basis van zijn werkelijke reizen is een vrije vergoeding mogelijk van 23 x 168 x € 0,18 = € 695,52. Hierom moet de werknemer het verschil van € 71,18 aan zijn werkgever terug-betalen, ofwel moet de werkgever dit bedrag totzijn loon rekenen.

Toepassing reiskostenforfait in 2004

Het is mogelijk dat een inhoudingsplichtige met ingang van 2004 voor woon-werkverkeer een onbelaste vergoeding blijft geven die niet hoger is dan de forfaitaire bedragen op basis van de 2003-wetgeving. Dit ontmoet tot 1 januari 2005 fiscaal geen bezwaar, mits de inhoudingsplichtige ook de desbetreffende jurisprudentie en het uitvoeringsbeleid toepast en hij geen wijziging aanbrengt in de toegepaste vergoedingsregeling. toetsingskader.

Kortstondige afwezigheid

Van kortstondige afwezigheid is sprake als een afwezigheid van maximaal zes aaneensluitende weken in redelijkheid is te verwachten. Voor wat betreft ziekte wordt aangesloten bij de 6-wekentermijn in het kader van de Wet verbetering poortwachter. De arbodienst geeft bij dreigend langdurig ziekteverzuim uiterlijk zes weken na de eerste ziektedag een oordeel over de aard van het ziektebeeld en geeft een advies over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. Een werkgever mag een onbelaste reiskosten-vergoeding doorbetalen tijdenskortstondige afwezigheid.

Op het moment dat een langdurige afwezigheid in redelijkheid is te voorzien, mag de vaste reiskostenvergoeding de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast worden uitbetaald. Daarna is een onbelaste vaste reiskostenvergoeding pas weer toegestaan per de eerste van de maand volgende op de maand van herstel.

Voorbeeld
Een werknemer meldt zich op 20 maart ziek wegens griep. Hij is net één week weer aan het werk, als hij op 5 april van de trap valt en zijn been breekt. Hij kan daardoor vermoedelijk twee maanden zijn werk niet verrichten. Op 5 augustus is de werknemer hersteld en hervat hij zijn werkzaamheden.

Op 20 maart is in redelijkheid sprake van kortstondige afwezigheid; de werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding onbelast doorbetalen. Op 5 april is langdurige afwezigheid in redelijkheid te voorzien; de werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding over april en mei nog onbelast uitbetalen; daarna is geen onbelaste vaste reiskostenvergoeding meer toegestaan tot en met augustus. Pas met ingang van september kan de werknemer weer een onbelaste reiskostenvergoeding volgens de praktische regeling krijgen.

Carpoolen

Met ingang van 2004 zijn de fiscale regels betreffende het carpoolen aangepast. De belastingvrije kilometervergoeding van maximaal € 0,18 geldt voor iedere inzittende, tenzij sprake is van vervoer vanwege de werkgever .Zowel de bestuurder, als de meerijders kunnen voorzover geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever, de toegestane belastingvrije kilometervergoeding ontvangen. Dit kan desgewenst met toepassing van de praktische regeling in punt 6.1 per werknemer.

Voor de bestuurder die in opdracht van de werkgever met zijn eigen auto collega’s meeneemt is er geen sprake van vervoer vanwege de werkgever. De 10-kilometergrens die voor de bestuurder gold voor het regelmatig woon-werkverkeer is komen te vervallen. Ook zijn de specifieke administratieve carpoolvoorwaarden komen te vervallen. De aanpassing van de wettelijke regeling kan invloed hebbenop de fiscale behandeling van een bestaande carpoolregeling van de werkgever.

Carpoolmogelijkheden

• carpoolen op basis van een meerijregeling van de werkgever
  Als een werkgever met de chauffeur heeft afgesproken dat de chauffeur met de eigen auto ook andere werknemers ophaalt, dan kan de chauffeur een onbelaste kilometervergoeding krijgen van maximaal € 0,18 voor de totale afstand, inclusief de omrij-kilometers. De omrij-kilometers zijn dan als zakelijke kilometers aan te merken. Voor de werknemers die meerijden is dan echter sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige. Voor de gecarpoolde kilometers komen die werknemers daardoor niet in aanmerking voor een belastingvrijevergoeding.
   
• carpoolen op basis van alleen afspraken tussen werknemers onderling
  Als de chauffeur en de meerijder(s) onderling, zonder meerijregeling van de werkgever, hebben besloten om te gaan carpoolen, kan de werkgever aan de chauffeur maar ook aan de meerijder(s) de onbelaste vergoeding betalen van maximaal € 0,18 per kilometer. In dat geval mag de werkgever echter geen vrije vergoeding geven voor eventuele omrij-kilometers, omdat de omrij-kilometers in dat geval een privé-karakter hebben. Als de meerijders op grond van de onderlinge afspraak (een deel van) hun vergoeding aan de chauffeurgeven heeft dat geen fiscale gevolgen (zie ook 7.3).
   
   
• auto van de zaak
  Een werknemer die met een auto van de zaak zakelijke kilometers aflegt komt voor deze kilometers niet in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Voor deze kilometers is feitelijk sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.Als hij echter besluit ook andere collega’s in de auto van de zaak mee te nemen, komen zijn collega’s in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding. Dat geldt niet als de werkgever organiseert dat die werknemers meereizen; dan is ook voor hen sprake van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.

Carpoolen in de praktijk

In bepaalde branches krijgt de bestuurder een vergoeding van € 0,28 per kilometer onder de verplichting dat hij collega’s meeneemt naar het werk. Daarmee organiseert de werkgever het vervoer voor de collega’s van de chauffeur en kunnen deze collega’s geen onbelaste vergoeding krijgen (vervoer vanwege de inhoudingsplichtige). Met ingang van 2004 is indezegevallen van de vergoeding die de bestuurder ontvangt € 0,10 (€ 0,28 - € 0,18) belast. Het is niet mogelijk dat de werkgever deze € 0,10 ‘’op papier’’ toekent aan een meerijder, die in verband met het carpoolen een ‘’afstandsverklaring’’ invult ten gunste van de bestuurder. De werkgever betaalt aan de bestuurder dan feitelijk een bovenmatig bedrag, terwijl bovendien voor de meerijder sprake is van vervoer vanwege de inhoudingsplichtige.

Indien de werkgever het vervoer niet voor de werknemers organiseert, kan hij iedere werknemer maximaal € 0,18 per kilometer onbelast uitbetalen. Hierbij kunnen de werknemers onderling (desgewenst per periode) afspreken dat de meerijder zijn vergoeding geheel of gedeeltelijk afstaat aan de bestuurder (de meerijder heeft immers tijdens het meerijden geen reiskosten). Dan is er namelijk geen sprake van vervoer vanwege de werkgever.

Dat de werkgever feitelijk aanwijst welke werknemers op een bepaalde arbeidsplaats worden verwacht brengt hierin geen verandering, tenzij hij aanwijst wie de chauffeur is en wie de chauffeur meeneemt, of als hij zich anderszins in het carpoolen mengt. Het dient immers een vrije keuze van de werknemers te blijven. Ook een belangstellingsregistratie (bijvoorbeeld in de kantine of via intranet) leidt niet tot vervoer vanwege de inhoudingsplichtige, als daaruit voor de werknemers geen carpoolverplichtingen jegens de werkgever voortvloeien. Er is dan geen sprake van ‘’door de werkgever georganiseerd vervoer’’.

voorbeeld
Het voorgaande brengt bijvoorbeeld mee dat er nog geen sprake is van vervoer vanwege de werkgever in de volgende situatie.

1. Ter bevordering van het carpoolen verstrekt een werkgever aancarpoolers een hogere vergoeding (maar maximaal € 0,18/km) danaanniet-carpoolers.
2. Om carpoolers in aanmerking te laten komen voor de hogerevergoeding, maakt de werkgever kenbaar dat het de verantwoordelijkheidis van de werknemers wie als chauffeur fungeert en wie als meerijder(s).
3. De carpoolers moeten aan de werkgever kenbaar maken dat zij carpoolenen met wie.
4. De carpoolers ontvangen een vergoeding, waarvan de hoogte niet afhankelijk is van het feit dat zij bestuurder dan welmeerijder zijn.

Deze wijze van carpoolen kan een wijziging vergen van een bestaande regeling van een werkgever voor carpoolers.

Goedkeuring

De staatssecretaris keurt goed dat een vóór 1 juli 2004 overeengekomen wijziging van een bestaande regeling van een werkgever voor carpoolers via een addendum zoals hiervoor bedoeld terugwerkende kracht krijgt tot1 januari 2004.

Aanhangwagen

De € 0,18-normering is inclusief de eventuele vergoeding die een werkgever geeft aan een werknemer voor autokosten die het gevolg zijn van het zakelijk gebruik van een aan de auto gekoppelde aanhangwagen (bijvoorbeeld voor de kosten van: schokdempers, trekhaak, extra brandstof of waardevermindering). Dit betekent dat een vergoeding voor het zakelijke gebruik van een aanhangwagen meegeteld moet worden bij de toetsing van de autokostenvergoeding aan de € 0,18-normering.

De werkgever kan eventueel wel een aparte vrije vergoeding geven voor de kosten van een tot het privé-bezit van een werknemer behorende aanhangwagen (afschrijving, onderhoud of reparatie van de aanhangwagen), voor zover de kosten het gevolg zijn van zakelijk gebruik van de aanhangwagen. Een dergelijke vergoeding is belastingvrij voorzover deze geacht kan worden te strekken tot bestrijding van kosten, lasten en afschrijvingen ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking

Tol- en veergelden

Onder de € 0,18-normering vallen alle kosten die ‘’verband houden met’’ vervoer. Dit geldt ook voor tol- en veergelden. In dat geval tellen, wat betreft de veergelden, de vaarkilometers mee als reisafstand. Voorzover vergoedingen voor tol- en veergelden, of overeenkomstige verstrekkingen, tot het loon behoren, moeten ze door de werkgever onder de eindheffing worden gebracht (zie artikel 84 van de URLB). Daarvoor geldt het enkelvoudige tarief.

Parkeergelegenheid

Met ingang van 2004 is wettelijk geregeld dat de verstrekking van parkeergelegenheid onbelast is, als de parkeergelegenheid zich bevindt bij de plaats van werkzaamheden. Hierbij kan gedacht worden aan een parkeerkaart die een werkgever aan een werknemer verstrekt om te parkeren bij zijn vaste arbeidsplaats of bij het adres van een klant. Van een verstrekking (dat wil zeggen in natura) van parkeergelegenheid is bijvoorbeeld geen sprake als een werkgever aan een werknemer een elektronische tegoeddrager geeft zoals een creditcard of chipknip waarvan het tegoed alternatief aanwendbaar is.

De verstrekking van een parkeergelegenheid die zich bevindt in of bij de woning van de werknemer of op een plaats die geen relatie heeft met de werkzaamheden of het woon-werkverkeer, is belast. Betreft het een verstrekking van andere parkeergelegenheid, bijvoorbeeld een parkeerkaart bij een opstapplaats in het kader van woon-werkverkeer, dan telt de waarde van de kaart mee bij de toetsing aan de norm van € 0,18 per kilometer.

Een vergoeding voor parkeergelegenheid in of bij de woning van de werknemer is belast. Een vergoeding voor parkeergelegenheid bij de plaats van werkzaamheden (of op het woon/werk-werktraject) telt mee bij de toetsing van de totale reiskostenvergoeding aan de € 0,18-normering. Voorzover zo’n vergoeding tot het loon behoort, moet de werkgever de eindheffing tegen het enkelvoudig tarief toepassen .

Overigens zijn een vergoeding voor een parkeerboete, een naheffingsaanslag parkeerbelasting (inclusief de kosten die met de oplegging ervan gemoeid zijn) alsmede de kosten van het aanbrengen en verwijderen van een wielklem niet onbelast te vergoeden. Dergelijke vergoedingen worden altijd aangemerkt als een belast loonbestanddeel

Voorbeeld

Een werknemer krijgt van zijn werkgever in een maand de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

1. een parkeerkaart voor een parkeerplaats op het terrein waar de werknemerwerkt;
2. € 225 reiskostenvergoeding; reisafstand 750 kilometer enkele reis x 2 (heen en terug) x een vergoeding van € 0,15 per kilometer;
3. € 75 voor parkeerkosten (enkelvoudige parkeerbelasting) tijdens het bezoeken van klanten;
4. een parkeervergunning ter waarde van € 100 voor de straat waar de werknemerwoont;
5. € 239 voor een naheffingsaanslag parkeerbelasting inclusief de kosten van het aanbrengen en verwijderen van een wielklem op het moment datde werknemerop bezoek was bij een klant.

Dit heeft de volgende fiscale gevolgen:

• ad 1: dit is een onbelaste verstrekking (zie artikel 17a, eerste lid, onderdeelb, van de Wet LB);
• ad b: deze vergoeding is onbelast op basis van de € 0,18-normering;
• ad c: deze vergoeding telt mee bij de toepassing van de € 0,18-normering. De werkgever mag op basis van de reisafstand vergoeden 750 kilometer x 2 x € 0,18 = € 270. Hij geeft echter een vergoeding van € 225 + € 75 = €300. Het bovenmatige deel van € 30 is belast. Als de werkgever dit bedrag toerekentaan de parkeerkosten is daarop de eindheffing verplicht van toepassingtegenhet enkelvoudige tarief;
• ad d: dit is een belast loonbestanddeel . Voor dit loonbestanddeel geldtde eindheffing niet, omdat geen sprake is van ‘’parkeergelden’’;
• ad e: dit is een belast loonbestanddeel . Ook voor dit loonbestanddeel geldt de eindheffing niet; ook hier is geen sprake van ‘’parkeergelden’’.

Overgangssituaties

Als een werkgever declaraties van reiskosten over 2003 pas in de loop van 2004 uitbetaalt, heeft dat geen invloed op het regime dat voor deze vergoedingen geldt. Hiervoor geldt als voorwaarde dat de werknemer al in 2003 een onvoorwaardelijk recht had om zijn reiskosten te declareren. In dat geval kan de werkgever uitgaan van de regels die golden op het moment dat de reiskosten werden gemaakt. Voor zakelijke kilometers die in december 2003 met de auto werden gereden, mag de werkgever dan dus in bijvoorbeeld januari 2004 belastingvrijmaximaal € 0,28 per kilometer vergoeden. In zo’n geval moet de iwerkgever voor het woon-werkverkeer dan overigens ook de regels van 2003 toepassen. Als een deel van de vergoedingen bovenmatig is, dan is het meerdere loon. Over dit loon geldt het tarief voor 2004.

Voorbeeld

Een ambulante werknemer declareert zijn reiskosten van december2003: 2.000 km x 0,28 = € 560. Hiervan heeft 500 km betrekking op het woon-werkverkeer waarvoor in december 2003 het reiskosten-forfait van € 65 van toepassing was. Uitgaande daarvan is 500 x € 0,28 - € 65 = € 75 bovenmatig. De werkgever betaalt de reiskostenvergoeding in januari 2004 aan de werknemer uit. De werknemer mag dan nog de wet- en regelgeving van 2003 toepassen.

Op basis daarvan kan hij het bovenmatige gedeelte van de reiskostenvergoeding nog als een eindheffingsbestanddeel aanmerken. Oftewel, de werkgever mag op de uitbetaling in januari 2004 van de december-declaratie nog de eindheffing (tabeltarief) toepassen volgens de regels van 2003, maar tegen het tarief van 2004. Deze eindheffingsmogelijkheid is overigens met ingang van 1 januari 2004 komen te vervallen en kan dus niet voor vergoedingen over 2004 en later worden gebruikt.