Procedure aangifte en betaling
Sinds 2006 spreken we over een aangifte loonheffingen
Hoe vaak en op welke manier moet u aangifte doen, met welke termijnen moet u rekening houden en hoe gaat het aangifteproces precies in zijn werk? Wat is een aangiftetijdvak, aangiftetermijn of een loontijdvak en wanneer moet u betalen? Wat is het risico op een boete? Veel werkgevers worstelen met al dit soort vragen.
.
Sinds 2006 spreken we over een aangifte loonheffingen. Onder loonheffingen worden verstaan de loonbelasting de premies volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) en de premies werknemersverzekeringen. Uw loonaangifte bestaat uit een collectief deel en een nominatief deel. Het collectief deel blijft bij de Belastingdienst en is vergelijkbaar met de aangifte van voor 2006, aangevuld met premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zvw. Het nominatieve deel (de werknemersgegevens) wordt meteen na ontvangst van de aangifte door de Belastingdienst doorgezonden naar UWV en in de Polisadministratie bij UWV opgenomen.
Elektronische aangifte
U bent verplicht de aangifte loonheffingen op elektronische wijze naar de Belastingdienst te versturen. Slechts zeer incidenteel verleent de fiscus daarvoor een ontheffing. Het elektronisch indienen van de aangifte loonheffingen kunt u als inhoudingspichtige doen met salarissoftware of - als u maximaal 10 werknemers heeft waarvoor u de aangifte moet indienen - kan het ook direct via uw persoonlijke domein op de site van de Belastingdienst. Het elektronisch indienen van de aangifte loonheffingen kunt u als inhoudingsplichtige dus zelf doen of uitbesteden. Als u de loonaangifte geautomatiseerd door ADP laat versturen hoeft u wat dat betreft zelf geen actie te ondernemen. Maar waar moet u allemaal aan denken voordat de loonaangifte wordt verzonden en na ontvangst door de Belastingdienst?
Aangifte- of administratiesoftware
Maakt u gebruik van aangifte- of administratiesoftware waarmee u elektronisch aangifte kunt doen, dan wordt uw elektronische aangifte rechtstreeks uit uw software samengesteld en vanuit het softwarepakket vervolgens naar de Belastingdienst verstuurd. Via uw persoonlijke domein op de website van de fiscus kunt u ook eventueel de status van uw aangifte bekijken. Dan logt u in met uw gebruikersnaam en wachtwoord en gaat u vervolgens naar een overzicht met uw aangiften. Daarin ziet u welke aangiften al zijn ingediend en welke nog ingediend moeten worden.
Aanvullen of wijzigen
Als u aangifte loonheffingen heeft gedaan, kan blijken dat er één of meer vergissingen zijn gemaakt. U moet dan alsnog de correcte gegevens opgeven. Dat kan vóór of na het verstrijken van de aangiftetermijn. Is de uiterste aangiftedatum nog niet verstreken, dan kunt u een volledig nieuwe elektronische loonaangifte indienen. Deze aangifte vervangt dan de vorige aangifte over het betreffende tijdvak.
U kunt ook alleen vervangende of aanvullende gegevens elektronisch indienen. Als het niet mogelijk is om de fout vóór het verstrijken van de aangiftetermijn te herstellen, moet u deze fout bij de eerstvolgende (of uiterlijk bij de tweede volgende) aangifte loonheffingen herstellen. In de elektronische loonaangifte kunt u namelijk ook correcties op oude tijdvakken verwerken. Met een correctiebericht geeft u aan dat u een eerdere aangifte onjuist of onvolledig heeft ingediend. Formeel kan de Belastingdienst in dit geval wel besluiten u een boete op te leggen van maximaal € 1.230. Maar de fiscus heeft aangegeven terughoudend met deze boete om te gaan. In de praktijk zal dus alleen in heel uitzonderlijke gevallen een boete worden opgelegd.
Vanaf oktober 2009 is het zo dat foutief ingevulde gegevens er toe kunnen leiden dat de Belastingdienst de aangifte niet accepteert. Deze fouten moeten eerst worden hersteld, pas dan wordt de aangifte in het proces opgenomen en voor verdere controles naar de Polisadministratie verzonden. De Belastingdienst heeft een lijst gepubliceerd waarop is vermeld welke fouten leiden tot een weigering van de aangifte. Het is dus zaak om vooraf goed te controleren of u geen onjuiste gegevens heeft ingevoerd. ADP geeft u de mogelijkheid om 'Voorcheck' te gebruiken.
UWV controleert de werknemersgegevens vóór deze in de Polisadministratie worden opgenomen. Als de werknemergegevens fouten bevatten, stuurt UWV een herstelverzoek naar de Belastingdienst die u vervolgens zal verzoeken om de juiste gegevens in te sturen. Aan de hand van de werknemergegevens in de Polisadministratie kan UWV na afloop van elk aangiftetijdvak zien welke werknemers er in die periode verzekerd zijn geweest voor de werknemersverzekeringen èn hoe hoog het premieloon per werknemer was.
Aangiftetijdvak, loontijdvak en betalingstermijn
Om een goed inzicht te hebben in het proces van de loonaangifte moet allereerst het verschil tussen aangiftetijdvak, loontijdvak en betalingstermijn duidelijk zijn.
Loontijdvak
Het loontijdvak is het tijdvak waarover de werknemers het loon hebben genoten. Het loontijdvak wordt door u als werkgever bepaald. De Belastingdienst heeft dus geen enkele invloed op het loontijdvak. Meestal wordt het loontijdvak in de arbeidsovereenkomst vastgelegd. U spreekt een maandloon of een dagloon af met de werknemer. Het loontijdvak kan dus een jaar zijn of een maand, vier weken maar ook een dag of zes dagen. Betaalt u de werknemers bijvoorbeeld per maand, dan is het door u te hanteren loontijdvak een maand.
Aangiftetijdvak
Het aangiftetijdvak is het tijdvak waarover u aangifte moet doen. Al het loon dat in dit tijdvak fiscaal is genoten moet in de betreffende aangifte worden verantwoord. Dit aangiftetijdvak is vier weken óf een kalendermaand. Het eerste aangiftetijdvak begint altijd op 1 januari en de laatste eindigt altijd op 31december. Slechts in enkele gevallen is het aangiftetijdvak anders dan een maand of vier weken:
- voor zelfstandige binnenschippers met een woonplaats in Nederland geldt een aangiftetijdvak van een kalenderhalfjaar;
- voor meewerkende kinderen en huispersoneel geldt een aangiftetijdvak van een jaar.
Aangiftetijdvak in relatie tot loontijdvak
Het is natuurlijk het meest praktische als uw aangiftetijdvak aansluit bij het loontijdvak dat u toepast. U kunt dit vrij gemakkelijk controleren. Ieder jaar in de loop van de maand november ontvangt u van de Belastingdienst de zogenoemde 'uitnodiging tot het doen van aangifte loonheffingen' voor het volgend jaar. Hierop staat vermeld of de fiscus van u een maand- of een vier-wekenaangifte verwacht. Betaalt u de lonen per vier weken en verwacht de Belastingdienst een maandaangifte (of andersom) van u, dan kunt u dat tot medio december wijzigen. Daarna bent u gebonden aan het door de fiscus voorgeschreven aangiftetijdvak en kunt dit pas weer het volgend jaar wijzigen.
Dat het onderscheid tussen loontijdvak en aangiftetijdvak niet altijd even makkelijk is bewijst ook de informatie die de Belastingdienst vaak geeft, als het gaat om het begin en einde van het eerste en laatste tijdvak van vier weken in het jaar.
Begin van het eerste loontijdvak
Zoals eerder gezegd bepaalt u als werkgever welk loontijdvak u hanteert en ook wanneer het loontijdvak ingaat. Voor het begin van de eerste periode van vier weken sluiten de meeste werkgevers aan bij de ISO-norm 8601. Volgens deze norm, begint het eerste loontijdvak van vier weken van een jaar op de maandag van de week waarvan de eerste donderdag in het nieuwe jaar valt. Het komt dan ook regelmatig voor dat het eerste loontijdvak van vier weken al in het oude jaar begint.
In sommige gevallen bleek de Belastingdienst van menig te zijn dat bijvoorbeeld over 2008 de dagen 29, 30 en 31 december moesten worden verantwoord in de laatste aangifte van 2008. Dit omdat er altijd per 31 december zou moeten worden afgesloten. De laatste aangifte van 2008 zou dan dus betrekking hebben op 23 dagen en de eerste aangifte van 2009 op 17 dagen. Deze stelling van de fiscus is niet juist! In dit voorbeeld worden de dagen 29, 30 en 31 december van 2008 verloond en fiscaal genoten in 2009. Ze horen dan ook gewoon thuis in de eerste aangifte over 2009. En zowel de laatste aangifte van 2008 als de eerste aangifte van 2009 hebben betrekking op 20 dagen.
Voorbeeld:
In 2011 valt de eerste donderdag van het jaar op 7 januari. De eerste vier-wekenperiode van 2011 begint in 2011 dan ook op maandag 3 januari 2011
Verschillende loontijdvakken binnen een bedrijf
Per werknemer mag u slechts één aangiftetijdvak toepassen. Maar het komt in de praktijk regelmatig voor dat een inhoudingsplichtige verschillende loontijdvakken hanteert. Denk hierbij aan een bedrijf waar het kantoorpersoneel elke maand wordt verloond en het werkplaatspersoneel elke week. U kunt dan twee dingen doen:
- U blijft met de verschillende loontijdvakken werken, kiest vervolgens een aangiftetijdvak van een maand of vier weken en accepteert de administratieve last die kan ontstaan doordat het loontijdvak en het aangiftetijdvak niet op elkaar aansluiten.
- U verdeelt het personeel over twee administratieve eenheden. U krijgt dan binnen het zelfde loonheffingennumer twee volgnummers (L01 en L02) met elk zijn eigen aangiftefrequentie.
Betalingstermijn en Acceptgiro
Gelijktijdig met de loonaangifte moet u ook zorgen voor de betaling van de belasting, premie volksverzekeringen, bijdrage Zvw en premies werknemersverzekeringen. U heeft altijd ten minste één maand na afloop van het aangiftetijdvak om te betalen. Dit is de betalingstermijn. De betaling over de maand juni moet dus uiterlijk 31 juli van dat jaar op het rekeningnummer van de Belastingdienst zijn bijgeschreven.
Is de laatste dag waarop kan worden betaald een zaterdag, zondag of een algemeen erkende feestdag, dan wordt de uiterste betaaldatum doorgeschoven naar de eerste dag die niet een zaterdag, zondag of een feestdag is. Formeel is de laatste dag waarop over de maand maart kan worden betaald 30 april. Deze dag wordt dus altijd verschoven omdat 30 april een algemeen erkende feestdag is.
Let op dat de Belastingdienst ieder jaar in de Nieuwsbrief en later ook in het Handboek loonheffingen een overzicht van de uiterste aangifte- en betaaldata publiceert. Het overzicht van tijdvakcodes, uiterste aangifte- en betaaldata vindt u onder 'Tarieven en premies'.
De fiscus zorgt er zelf ook voor dat u niet vergeet aangifte te doen en te betalen. Uiterlijk de 7e werkdag na het einde van het tijdvak waarop de loonaangifte betrekking heeft ontvangt u de 'Mededeling loonheffingen aangifte doen' met daaraan een acceptgiro. Op zich is dit natuurlijk een prima 'service' van de Belastingdienst, maar het leidt ook nog wel eens tot verwarring. De meeste softwarepakketten maken namelijk de aangifte aan op het moment dat de loonrun van de betreffende maand of periode wordt gedraaid.
In de praktijk is dat meestal rond de 20e van de maand bij een maandloon. Veel werkgevers, maar zeker intermediairs en salarisservicebureaus, sturen op dat moment de aangifte meteen naar de fiscus. In de praktijk is dit dus zeker vijf weken voor de uiterste datum. Een latere mededeling dat er aangifte moet worden gedaan over de periode kan dus wel voor verwarring zorgen. De Belastingdienst zou bijvoorbeeld een standaard zin toe kunnen voegen in de trant van: 'Als u de aangifte reeds heeft ingediend kunt u deze mededeling als niet verzonden beschouwen'.
Deelbetalingen
Het is toegestaan om in delen te betalen, als u er maar voor zorgt dat het totaalbedrag uiterlijk één maand na afloop van het aangiftetijdvak op de rekening van de Belastingdienst staat. Vermeld echter wel altijd het juiste betalingskenmerk! Dit staat op de acceptgiro. Als u het betalingskenmerk niet meer weet, kunt het op de site van de fiscus met de 'zoekhulp betalingkenmerk' laten genereren.
Verantwoordelijkheid loonaangifte
De verantwoordelijkheid ligt bij ú als inhoudingsplichtige om de loonaangifte en de betaling, juist, tijdig en volledig te doen, óók als de salarisverwerking wordt uitbesteed. U moet de aangifte dan ook elektronisch ondertekenen (dit kunt u ook door een gemachtigde laten doen). Hiermee verklaart u dat de aangifte juist is ingevuld. In het kader vindt u nog eens schematisch op een tijdlijn weergegeven hoe het proces van aangifte en betaling verloopt. Als voorbeeld is de maand juli genomen.
Moment van verantwoording
Op welk moment moet u het loon verantwoorden in de aangifte? Al het loon dat fiscaal wordt genoten in het aangiftetijdvak moet ook in de aangifte over dat tijdvak worden opgenomen. Volgens de wettelijke bepalingen wordt het loon genoten op het moment waarop het:
- is betaald;
- verrekend;
- ter beschikking gesteld;
- of vorderbaar en inbaar is.
Het moment dat zich het eerst voordoet is bepalend.
Genietingsmoment
Het fiscale genietingsmoment zal vaak helder zijn. In de meeste gevallen is dit dan ook het moment waarop het wordt betaald. Dit genietingsmoment is veel besproken. Zie bijvoorbeeld het voorbeeld bij een vier-weken loon over de 13e periode in dit hoofdstuk. Vanaf het moment van invoeren van de elektronische loonaangifte is het genietingsmoment meer in de schijnwerpers komen te staan. Vóór 2006 stuurden de werkgevers naar zowel de Belastingdienst als UWV een jaarafrekening en jaarverantwoording. Was er in de loop van het jaar een foutje gemaakt, dan werd dit alsnog in de laatste aangifte of met een suppletieaangifte rechtgetrokken. Onder het huidige regime is een authentieke en betrouwbare Polisadministratie van het grootste belang. Hierdoor moeten alle gegevens per einde van iedere maand helemaal correct zijn. In feite vindt er nu dus iedere maand een afsluiting plaats alsof het jaar is afgelopen.
Dertiende maand
Het verwerken van een dertiende maand in de aangifte loonheffingen hangt af van het genietingsmoment van die dertiende maand. Vanaf 2009 is verschuiving over het jaar heen in de wet opgenomen. Formeel is loon betaald in januari ook genoten in die maand en moet het dus ook verloond worden in dat jaar. Het is toegestaan dat het in januari genoten loon wordt opgegeven in de laatste aangifte van het vorige kalenderjaar. Dan hanteert u natuurlijk wel de tarieven van dat oude jaar en moet er een bestendige gedragslijn zijn. U mag dus niet van jaar tot jaar wisselen en ook niet per werknemer.
Loon-over
Dat er veel discussie was en is over het genietingsmoment komt mede doordat is toegestaan dat werkgevers die een zogenoemde loon-over-administratie hanteren, de aangifte ook mogen doen op basis van dit loon-over-principe. Zij wijken dus in feite af van het wettelijke genietingsmoment. In eerste instantie was het toestaan van loon-over een tijdelijke goedkeuring, maar inmiddels is het wettelijk verankerd. Deze loon-over-aangiften zorgen er volgens UWV voor dat de Polisadministratie niet stabiel is.