De polisadministratie
Bij UWV of beter gezegd bij de voormalige Bedrijfsverenigingen en later bij de afzonderlijke uitvoeringsinstellingen, werden vóór 2006 de gegevens van werknemers vastgelegd in een basisadministratie.
Deze gegevens werden aangeleverd door de werkgevers die jaarlijks verplicht waren de jaaropgave van iedere werknemer in te sturen. Onder andere met de gegevens uit deze administratie werden de definitieve jaarpremies voor de werknemersverzekeringen vastgesteld. Maar voor het uitvoeren van bijvoorbeeld de uitkeringstaak hadden de afzonderlijke UWV's meer gegevens van de werkgever en/of werknemer nodig. Daarom werden deze individueel opgevraagd bij zowel werkgever als bij de werknemer.
Dit betekende dus veel extra werk voor de UWV's, werkgevers en werknemers en wekte soms ook irritatie op omdat meerdere malen om dezelfde gegevens werd gevraagd. Daarom is er uiteindelijk voor gekozen om de afzonderlijke UWV's tot één UWV samen te voegen en de benodigde gegevens van de werkgevers en werknemers nog maar één keer op te vragen en vast te leggen. Het idee van de Polisadministratie was geboren.
Doel van de polisadministratie
Het doel van de Polisadministratie is dat UWV voor iedere werknemer onder andere vastlegt:
- voor welke werknemersverzekeringen de werknemer verzekerd is;
- voor welke periode de werknemer verzekerd is;
- wat voor soort dienstverband de werknemer heeft;
- wat de hoogte is van het verzekerde loon per dienstverband.
Deze gegevens worden verzameld en actueel gehouden door middel van de loonaangifte en zijn uitgangspunt voor:
- het vaststellen van de af te dragen premies werknemersverzekeringen;
- het vaststellen van uitkeringen voor ZW, WW en WIA;
- de uitvraag van derden partijen: Belastingdienst, CBS, UWV WERKbedrijf, College van Zorgverzekeraars (CVZ), Sociale Verzekeringsbank (SVB), Sociale Diensten en andere partijen zoals pensioenfondsen.
Dit alles heeft als doel om de administratieve lasten voor alle partijen, UWV, de afnemers (derden partijen) en natuurlijk de inhoudingsplichtigen en werknemers tot een minimum te beperken.
Complexe gegevensverzameling
Al met al een complexe gegevensverzameling die per 1 januari 2009 had moeten leiden tot een zogenoemde gesloten bedrijfsvoering bij UWV en een tot een minimum beperkte uitvraag bij de inhoudingsplichtigen. Dit is nog niet gelukt.
In september 2007 is er een alarmerend rapport verschenen, de Integrale Probleem Analyse (IPA). Uit dit rapport kwam duidelijk naar voren dat de Polisadministratie lang niet stabiel genoeg is en dat niet alle afnemers (met name de Belastingdienst) over betrouwbare gegevens konden beschikken. Eén van de belangrijkste conclusies was dat fouten die werkgevers maken te laat worden teruggekoppeld, wat weer leidt tot een herhaling van de fout.
Verder kwam in het rapport tot uiting wat veel werkgevers en softwareleveranciers al wisten, namelijk dat er in 2006 te veel wijzigingen in één keer waren doorgevoerd en dat UWV en Belastingdienst de technische en organisatorische kant van de zaak hadden onderschat. Naar aanleiding van dit rapport is er in 2007 een Ketenbureau ingesteld dat in een aantal fases moest realiseren dat de Polisadministratie werkend, betrouwbaar, stabiel en robuust wordt.
Maatregelen werkende polisadministratie
Sinds eind 2007 hebben zowel UWV als Belastingsdienst de nodige maatregelen genomen. Allereerst is er gewerkt aan een werkende Polisadministratie. De gevolgen daarvan zijn vanaf 2009 merkbaar. Er zijn minder werkgevers die jaarloonopgaven moesten aanleveren aan de Belastingdienst, 13.000 over 2009 ten opzichte van 108.000 over 2006. Ook is er volop gewerkt om de Polisadministratie stabiel te krijgen. Het afschaffen van correctieberichten per 2010 had daaraan een grote bijdrage kunnen leveren, deze maatregel is echter uitgesteld en zal naar hoogste waarschijnlijkheid niet eerder dan 2012 worden ingevoerd. De vraag is of deze maatregel überhaupt nog door moet gaan omdat een aantal andere maatregelen er voor zorgt dat er minder correctieberichten worden ingezonden.
Zo wordt een aantal controles op gegevens eerder in het proces uitgevoerd. Salarissoftware moest zodanig worden aangepast dat, als een werkgever een fout maakt, deze meteen bij invoer duidelijk wordt.
Inhoud polisadministratie
De gegevens die uiteindelijk in de Polisadministratie, men spreekt van 2009 ook van de Polis + administratie, per werknemer worden vastgelegd, kunnen worden verdeeld in zeven blokken, die weer verdeeld zijn in één of meerdere rubrieken.
1. Inkomstenverhouding
In dit blok worden onder andere de begin- en einddatum van de inkomstenverhouding en het (volg)nummer van de inkomstenverhouding vastgelegd. Iedere rechtsbetrekking tussen een natuurlijk persoon en een inhoudingsplichtige op grond waarvan loon of een uitkering wordt betaald is een aparte inkomstenverhouding. Iedere inkomstenverhouding moet worden aangeduid met het nummer inkomstenverhouding (IKV). Dit is een uniek nummer van 4 posities. Als werkgever bent u vrij om te bepalen hoe het nummer wordt opgebouwd maar de meeste salarissoftwarepakketten beginnen, op advies van de Belastingdienst, de nummering met 0001.
In de meeste gevallen is een inkomstenverhouding gelijk aan een dienstverband. Dat wil zeggen, een formele indiensttreding leidt tot een nieuwe inkomstenverhouding en een uitdiensttreding leidt tot beëindiging van een inkomstenverhouding. Als een werknemer daarna opnieuw in dienst treedt, is er sprake van een nieuwe inkomstenverhouding. Maar ook als een natuurlijk persoon meerdere uitkeringen (bijvoorbeeld lijfrenten) van dezelfde verzekeraar ontvangt, is er sprake van meerdere inkomstenverhoudingen.
Voorbeeld 1 inkomstenverhouding
Werknemer A is vanaf februari in dienst bij BV Y. De BV kent een IKV toe met nummer 0001. Eind april gaat A uit dienst. In november treedt A weer in dienst bij BV Y. De BV moet A een ander IKV dan 0001 toekennen. Dit zal in de meeste gevallen 0002 zijn. Zelfs als A in een later jaar opnieuw in dienst treedt mag het nummer 0001 niet meer worden gebruikt. Het kan dus voorkomen dat één persoon meerdere inkomstenverhoudingen heeft. Dit kan zowel volgtijdig als gelijktijdig zijn. In dat geval moet u per inkomstenverhouding een apart volgnummer IKV toekennen. Per BSN/sofi-nummer mag een nummer slechts éénmaal voorkomen. In deze gegevens worden nogal eens fouten gemaakt wat in de foutmeldingen tot uiting komt.
Voorbeeld 2 inkomstenverhouding
De heer A ontvangt van verzekeringsmaatschappij X drie lijfrente-uitkeringen. Een maandelijkse, een per kwartaal en een per halfjaar. Aan iedere uitkering ligt een aparte polis ten grondslag. Maatschappij X moet aan iedere uitkering een ander IKV toekennen. In de praktijk zullen dit waarschijnlijk de nummers 0001, 0002 en 0003
2. Natuurlijk Persoon
In dit blok worden de identificerende gegevens zoals BSN/sofi-nummer, naam, geboortedatum en geslacht opgegeven. Als deze gegevens niet in overeenstemming met elkaar zijn, kunnen de gegevens van de werknemer niet worden vastgelegd in de Polisadministratie
3. Adres Binnenland
De adresgegevens van de persoon als deze in Nederland woont.
4. Adres Buitenland
De adresgegevens van de persoon in het buitenland als deze niet in Nederland woont.
5. Inkomstenperiode
Hier worden alle gegevens vastgelegd die betrekking hebben op de periode waarin de inkomsten zijn genoten, de betalingsperiode.
6. Werknemersgegevens
Alle financiële gegevens van de persoon worden per periode in dit blok vastgelegd. Onder andere de codes voor de premiekortingen, of er wel of geen verzekeringsplicht is voor de werknemersverzekeringen, welke loonbelastingtabel is toegepast, de cao enzovoorts. Het komt erop neer dat alle gegevens die u moet vastleggen in de 'kop van de loonstaat' en die nodig zijn om de diverse inhoudingen te kunnen bepalen, hier worden vastgelegd.
En verder natuurlijk de bekende gegevens zoals het loon voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, het loon voor de sociale verzekeringen, zowel de werkgevers- als werknemerspremie (indien van toepassing ), de ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen, de ingehouden bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) en de vergoeding Zvw. Naast deze bekende gegevens zijn er ook een aantal gegevens die u misschien niet verwacht maar toch in de Polisadministratie vastgelegd worden, zoals het opgebouwde recht op vakantietoeslag, de vergoeding van reiskosten, het aantal SV-dagen en het aantal verloonde uren.
7. Sector risicogroep
Deze gegevens worden vastgelegd om te kunnen bepalen of de werkgever in de juiste sector en risicogroep is ingedeeld en de betreffende premies tot het juiste bedrag zijn betaald.
Gegevensstromen polisadministratie en uitvraag derden
Zoals al eerder vermeld wordt de Polisadministratie gevuld met behulp van de gegevens uit de loonaangifte) die de inhoudingsplichtige rechtstreeks of met behulp van een salarisservicebureau periodiek moet indienen. UWV is de eigenaar van de Polisadministratie maar daarnaast zijn er een aantal derde partijen die de gegevens gebruiken voor hun specifieke bedrijfsvoering.
Uit de bijgaande afbeelding "gegevensstroom polisadministratie" komen de voordelen - bij het goed functioneren van de Polisadministratie - duidelijk naar voren. De werkgever hoeft periodiek maar één keer de gegevens uit de salarisadministratie voor de Polisadministratie te verstrekken aan UWV, indirect via de Belastingdienst, en een groot aantal instanties, Belastingdienst, CBS, CWI, CVZ, SVB, Sociale Diensten en pensioenfondsen kunnen hun specifieke bedrijfsvoering uitvoeren. Dit alles zou moeten leiden tot het efficiënt gebruik van gegevens en een administratieve lastenverlichting bij alle partijen.
Jaaropgave
De Belastingdienst is naast de ontvanger van alle gegevens (via de loonaangifte) ook één van de afnemers van de opgeslagen gegevens uit de Polisadministratie. Deze gegevens gebruikt de fiscus voor het controleren en vaststelen van de aangifte inkomstenbelasting (IB) en de inkomensafhankelijke regelingen zoals de Zorgtoeslag en Huurtoeslag, en ook voor de Evenredige Bijdrage Verdeling (EBV) en de Evenredige Premie Verdeling (EPV).
Dit zijn een aantal belangrijke taken die de Belastingsdienst bij een goedfunctionerende Polisadministratie zonder extra uitvraag kan uitvoeren. Omdat de Polisadministratie nog niet goed functioneert, moest de Belastingdienst over de jaren 2006 tot en met 2009 bij een aantal inhoudingsplichtigen alsnog een beperkt aantal gegevens uitvragen. Zonder deze gegevens konden er geen definitieve toeslagen worden vastgesteld en liep ook de aanslagregeling inkomstenbelasting ernstige vertraging op.
Naar verwachting zal een beperkt aantal inhoudingsplichtigen ook over 2010 en wellicht over 2011 en verder deze jaarloonopgaven naar de fiscus moeten sturen. De Wet voorziet in deze mogelijkheid. Het is wel de verwachting dat het door de acties van het Ketenbureau om de Polisadministratie werkend en stabiel te krijgen, steeds minder werkgevers zullen worden lastiggevallen. Dit blijkt uit de aantallen over 2006 (ca 108.000), over 2007 (ca 40.000), over 2008 (ca 28.000) en over 2009 ca 13.000). De gegevens uit de jaarloonopgave zijn en worden niet opgenomen in de Polisadministratie maar worden enkel en alleen gebruikt voor de genoemde taken van de Belastingdienst.
Dit betekent dus voor u als inhoudingsplichtige dat de fiscus u nog steeds - naast de verplichting tot het aanleveren van de jaarloonopgave - een correctieverplichting kan opleggen om de gegevens in de Polisadministratie te herstellen.
Digitaal verzekeringsbericht
Om er zeker van te zijn dat de werknemersgegevens in de Polisadministratie kloppen, moet de werknemer kunnen reageren op eventuele onjuistheden die in de administratie zijn vastgelegd. Daarom ontvangt de werknemer periodiek een verzekeringsbericht. Het was de bedoeling dat het eerste verzekeringsbericht in 2007 aan de werknemer zou worden toegezonden, omdat de vulling van de Polisadministratie pas in 2006 is gestart. Vanwege de reeds eerder genoemde problemen bij de Polisadministratie is het Digitale VerzekeringsBericht (DVB) nog niet gestuurd, naar verwachting gaat men hier in de loop van 2010 mee starten.
In het verzekeringsbericht komt te staan wat het verzekerde loon van de werknemer is en voor welke werknemersverzekeringen hij verzekerd is. Ook kan het verzekeringsbericht een beeld schetsen van het maximaal verzekerde bedrag waarop hij aanspraak zou kunnen maken in het kader van de werknemersverzekeringen. Ook als UWV een uitkering verstrekt, gaat de werknemer een verzekeringsbericht ontvangen. Werknemers kunnen vanaf medio 2010 al wel via de site van het UWV hun arbeidsverleden inzien.
Meldingsplicht
Als uit het verzekeringsbericht blijkt dat de gegevens onjuist zijn, moet de werknemer dit doorgeven aan UWV. Als een werknemer geen verzekeringsbericht heeft ontvangen, moet hij dat melden aan UWV.