Terug naar:   |  Home  |  Kenniscentrum  |  ADP Vakwijzer  |  Dossiers  |  Elektronische loonaangfite

Correctieberichten loonaangifte

Dit herstel moet worden gedaan aan de hand van een zogenoemd correctiebericht. De Belastingdienst en het UWV hadden het voornemen deze manier van corrigeren tot en met 2009 van kracht te laten zijn en daarna vanaf 1 januari 2010 om de 'Eenduidige loonaangifte' te introduceren waarbij de correctieberichten moeten komen te vervallen De eenduidige loonaangifte is echter uitgesteld en wordt op z'n vroegst per 1 januari 2012 ingevoerd. Voorlopig blijven de correctieberichten gewoon bestaan.

Correctieverplichting

De correctieverplichting is opgenomen in de Wet op de loonbelasting 1964. De correctieverplichting houdt in dat iedere inhoudingsplichtige alle vergissingen in de loonaangifte - die hij zelf constateert - gelijktijdig met de eerstvolgende of met de daaropvolgende loonaangifte moet corrigeren. Ook kan de Belastingdienst fouten (vergissingen) constateren en de inhoudingsplichtige verzoeken binnen de aangiftetermijn of verplichten (buiten de aangiftetermijn) deze fouten te verbeteren en de benodigde informatie opnieuw aan te leveren.

Waarom corrigeren loonaangifte?

Waarom moet u nu direct - in de eerstvolgende of met de daaropvolgende loonaangifte - corrigeren en niet zoals u gewend was, na controle van de (interne) accountant of na het periodieke boekenonderzoek (controle) van Belastingdienst en/of UWV? Dit heeft te maken met een juiste vulling van de Polisadministratie. In deze Polisadministratie moeten per werknemer per periode een aantal gegevens worden vastgelegd die onder andere worden gebruikt voor:

• het vaststellen van uitkeringen voor ZW, WW en WAO/WIA;
• het vaststellen van zorg- en huurtoeslagen;
• het maken en vaststellen van statistieken.

Deze werkzaamheden kunnen al gedurende het lopende fiscale jaar gedaan worden. De gegevens in de Polisadministratie moeten daarom correct en actueel zijn. Dit is ook de belangrijkste reden dat er direct of zo snel als mogelijk gecorrigeerd moet worden.

Uitkering

De correctieverplichting geldt in principe voor alle gegevens die in de loonaangifte worden vermeld, ongeacht of dit van invloed is op de omvang van de verschuldigde premies of loonbelasting. Ook vergissingen die van belang kunnen zijn voor een eventuele uitkering van een werknemer, moeten worden gecorrigeerd. Het gaat dan zowel om het herstellen van onjuiste gegevens, als om het aanvullen van een onvolledige aangifte.

De premies werknemersverzekeringen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw moeten ook verplicht op een specifieke manier worden berekend, namelijk op basis van Voortschrijdend Cumulatief Rekenen (VCR). Als blijkt dat onjuiste gegevens - door een correctie - hebben geleid tot een onjuiste cumulatieve berekening in latere - al ingediende aangiften - moeten deze latere aangiften ook allemaal worden gecorrigeerd.

Moment van correctie

Een correctie kan op twee momenten plaatsvinden:

1. vóór het verstrijken van de aangiftetermijn;
2. ná het verstrijken van de aangiftetermijn.

1. Correctie loonaangifte vóór het verstrijken van de aangiftetermijn

Is de uiterste aangiftedatum nog niet verstreken, dan kunt u een nieuwe loonaangifte insturen. De Belastingdienst ziet dit dan niet als een formele correctie omdat de aangiftetermijn nog niet is verstreken. U kunt een aangifte insturen die de vorige loonaangifte over het betreffende tijdvak volledig vervangt of u kunt een aanvulling op de eerder ingediende loonaangifte insturen. In deze aanvullende aangifte hoeft u naast een gecorrigeerde collectieve aangifte alleen de gewijzigde werknemergegevens te vermelden.

2. Correctie loonaangifte ná het verstrijken van de aangiftetermijn

Als na het verstrijken van de aangiftetermijn blijkt - door de terugkoppeling van de Belastingdienst of door eigen constatering - dat er een vergissing (fout) in de loonaangifte is gemaakt (of een eerder geconstateerde fout nog niet is hersteld), moet u deze vergissing op de eerstvolgende of met de daaropvolgende loonaangifte herstellen. Het loonaangiftebericht bevat speciaal voor dit doel een correctiecomponent waarin u correcties op oude tijdvakken kunt vermelden.

Voorbeeld loonaangifte
Op een aangifte over november 2010 moet € 10.000 worden afgedragen en is een correctiebericht bijgevoegd over maart 2010. Uit dit correctiebericht blijkt dat er over maart 2010 € 1.000 te veel is afgedragen aan loonbelasting/premie volksverzekeringen en € 500 te veel aan premies werknemersverzekeringen. Door de werkgever wordt € 1.500 in mindering gebracht op de af te dragen loonheffingen over november. Per saldo wordt dus € 8.500 afgedragen. Als in december blijkt dat over april € 1.200 te weinig zou zijn afgedragen, wordt dit bedrag op dezelfde manier gelijktijdig met de aangifte over december afgedragen

Manier van indienen gecorrigeerde gegevens loonaangfite

De gecorrigeerde gegevens moeten in dezelfde vorm en op dezelfde manier ingediend worden als de oorspronkelijke aangifte. Dit betekent dat u een correctiebericht óók elektronisch moet inzenden. Het correctiebericht moet (binnen het fiscale kalenderjaar) gelijktijdig ingediend worden met een reguliere aangifte. Correcties over voorgaande jaren worden anders behandeld. Voor zover uit een correctiebericht voortvloeit dat er over het eerdere tijdvak te veel of te weinig loonbelasting/premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen zijn betaald, moet dit verschil verrekend worden met het totaalbedrag van de aangifte waarbij het correctiebericht is ingediend.

Correctie voorgaande jaren

Zoals gezegd bent u verplicht om eventuele vergissingen (fouten) in een ingediende aangifte zo snel mogelijk te verbeteren. Deze verplichting geldt tot vijf jaar na het verstrijken van het tijdvak waarover u de aangifte heeft ingediend. Maar sinds 1 januari 2006 moet dit u dit dus doen in dezelfde vorm en manier waarop de oorspronkelijke aangifte is ingediend ). Voor de tijdvakken van vóór 2006 moet u contact opnemen met UWV als het de premies werknemersverzekeringen betreft of met de Belastingdienst als het de loonbelasting/premie volksverzekeringen betreft.

Voor correcties op voorgaande jaren geldt een andere procedure:

• Deze procedure geldt alleen vanaf 1 februari van het jaar volgend op het jaar waarop de correcties betrekking hebben. Correcties over het voorgaande jaar gedaan in januari van volgend jaar vallen namelijk binnen de aangiftetermijn en moeten via de normale procedure worden afgehandeld.
• De correcties moet u inzenden met een zogenoemd 'los correctiebericht' conform de technische en inhoudelijke specificaties van dat betreffende jaar.
• Alleen voor de foute, te corrigeren, werknemers moet u alle gegevens opnieuw aanleveren.
• U moet een volledig nieuw collectief deel indienen.
• U moet wachten op de reactie van de Belastingdienst, die legt namelijk een aanslag op of de aangifte wordt behandeld als een verzoek om ambtshalve teruggave.

Dat het corrigeren van voorgaande nog andere consequenties heeft binnen het proces van de administratieve organisatie zal duidelijk zijn. Eén van deze consequenties is dat de werknemers een nieuwe jaaropgave moeten krijgen die zij dan kunnen gebruiken bij hun - misschien al ingediende - aangifte inkomstenbelasting.

Een correctiebericht is geen bezwaarschrift of verzoek om teruggave. Dit is ook niet nodig want de financiële gevolgen die uit een correctiebericht voortvloeien, worden verrekend met de afdracht van de aangifte waarbij het correctiebericht wordt ingediend. Als een correctiebericht een groter te verrekenen, negatief, bedrag heeft dan de afdracht op de reguliere aangifte, wordt het correctiebericht aangemerkt als een verzoek om ambtshalve teruggave. Dit houdt in dat dit correctiebericht zonder aanvullend verzoek wordt beoordeeld en dat de Belastingdienst tot teruggave zal overgaan, tenzij de fiscus van mening is dat er redenen zijn om die teruggave niet te verlenen.

Correctiebericht is geen bezwaarschrift

Een correctiebericht is geen bezwaarschrift of verzoek om teruggave. Dit is ook niet nodig want de financiële gevolgen die uit een correctiebericht voortvloeien, worden verrekend met de afdracht van de aangifte waarbij het correctiebericht wordt ingediend. Als een correctiebericht een groter te verrekenen, negatief, bedrag heeft dan de afdracht op de reguliere aangifte, wordt het correctiebericht aangemerkt als een verzoek om ambtshalve teruggave. Dit houdt in dat dit correctiebericht zonder aanvullend verzoek wordt beoordeeld en dat de Belastingdienst tot teruggave zal overgaan, tenzij de fiscus van mening is dat er redenen zijn om die teruggave niet te verlenen.

Boetes

Het indienen van een correctiebericht is een zelfstandige verplichting. Hoewel het correctiebericht gecombineerd moet worden ingeleverd met een reguliere aangifte, maakt het geen onderdeel uit van die aangifte. Voor het niet volledig nakomen van de correctieverplichting kunt u een boete krijgen. De maximale boete voor het niet, niet tijdig of onjuist indienen van een correctiebericht is bepaald op € 4.920. In het Besluit Bestuurlijke Boeten Belastingdienst dat per januari 2009 is aangepast is echter geregeld dat de fiscus vooralsnog terughoudend omgaat met het opleggen van deze boete. Alleen als u als werkgever stelselmatig weigert om een correctiebericht te versturen zal de Belastingdienst u een boete opleggen. Strikt genomen geeft u met een correctiebericht aan dat u eerder een onjuiste aangifte heeft ingediend. Hier voor is de maximale boete € 1.230. Maar ook hier heeft de fiscus aangegeven zeer terughoudend met deze boete te zullen omgaan. Het opleggen van een boete voor een onjuiste aangifte omdat u een correctiebericht heeft verzonden, is dus (nagenoeg) uitgesloten.

Berekening correcties

Als de correctie op een tijdvak gevolgen heeft voor het aangiftebedrag over dat betreffende tijdvak, moet het saldo tussen het oorspronkelijke en het gecorrigeerde aangiftebedrag worden berekend. Het saldo moet per tijdvak op de lopende loonaangifte worden vermeld. De saldi over de gecorrigeerde tijdvakken moeten vervolgens op de lopende loonaangifte worden verrekend met het te betalen aangiftebedrag over het tijdvak waarop de loonaangifte betrekking heeft.

Dit verschuldigde 'totaal generaal' (het eindbedrag op de loonaangifte) moet u op de aangifte vermelden. De Belastingdienst moet dit eindbedrag vóór het einde van de betalingstermijn hebben ontvangen met het juiste betalingskenmerk. Alle correcties die betrekking hebben op één tijdvak, moeten gegroepeerd en getotaliseerd worden weergegeven. Daarnaast moeten niet alleen onjuistheden, maar ook onvolledige informatie door middel van een correctiebericht worden hersteld.

Verhaalsverbod

Het verhaalsverbod is met de invoering van de elektronische aangifte niet gewijzigd. Dit houdt in dat als er in een bepaald tijdvak te weinig premies werknemersverzekeringen zijn afgedragen en dit op een later moment wordt gecorrigeerd, deze premies dus niet op een later tijdstip mogen worden verhaald op de werknemer(s). Dat geldt ook voor eventuele effecten in de premies als gevolg van VCR over de tijdvakken na het tijdvak waarin de correctie heeft plaatsgevonden.