Afdrukken

Controles loonaangifte

In het proces van de loonaangifteketen spelen de controles door de Belastingdienst en het UWV op de aangeleverde gegevens een belangrijke rol.

Sinds de invoering van de elektronische loonaangifte wordt elke aangifte direct gecontroleerd door zowel de Belastingdienst als het UWV. Beide instanties controleerden tot 2009 op een ander moment in het proces, maar de gegevens waren gecontroleerd voordat ze in de Polisadministratie werden opgenomen.

Deze controles op de aangifte zijn overigens geen reden om de periodieke boekenonderzoeken te laten verdwijnen. Er zullen tenslotte nog fouten worden gemaakt die uit de aangifte zelf niet blijken. Misschien wordt de frequentie lager, maar de boekenonderzoeken zullen wel gerichter worden uitgevoerd. De huidige loonaangifte geeft de fiscus tenslotte veel meer en meer actuele informatie dan de loonaangifte 'oude stijl'.

Tot 2009 waren er twee controlemomenten nadat de aangifte was verstuurd:

  • Direct na ontvangst werd 'aan de poort' de aangifte gecontroleerd of deze in technisch opzicht verwerkt kan worden. Ook vonden er een aantal consistentiecontroles plaats op de collectieve aangifte. Hierna werd het collectieve gedeelte bewaard bij de Belastingdienst en werden de nominatieve opgaven doorgezonden aan UWV ten behoeve van de Polisadministratie.
  • De nominatieve aangiftes werden daarna bij het UWV gecontroleerd in de zogenaamde VoorDeur Applicatie (VDA). Deze controles kunnen ertoe leiden dat u als werkgever via de Belastingdienst een bericht ontvangt dat u één of meer nominatieven verkeerd heeft aangeleverd. De Belastingdienst verzoekt u dan om deze gegevens te herstellen.

Per oktober 2009 wordt er eerder en strenger gecontroleerd, en worden de controles direct uitgevoerd bij ontvangst van de aangifte, bij de zogenoemde poort.

Soorten controles loonaangifte

Er zijn vier verschillende soorten controles die door de Belastingdienst en het UWV vanaf 2009 aan de poort worden uitgevoerd:

  1. technische controles;
  2. integriteitscontroles;
  3. consistentiecontroles;
  4. inhoudelijke controles.

1. Technische controles

Deze controle vindt meteen plaats bij de ontvangst van de aangifte en heeft betrekking op het transport, de beveiliging, de encryptie en de compressie van het loonaangiftebericht. Als er fouten worden aangetroffen ontvangt u direct een foutmelding. Als er geen fouten worden geconstateerd krijgt u een ontvangstbericht. Zo'n foutmelding of het ontvangstbericht krijgt u in het algemeen binnen enkele minuten na de verzending van uw aangifte.

2. Integriteitscontroles

Bij deze controle wordt bekeken of het ontvangen aangiftebericht wel 'integer' is. Hiermee wordt bedoeld dat het xml-bericht moet voldoen aan de gestelde eisen en dat de opgegeven sectorrisicogroep bekend moet zijn. De controle op de integriteit van het xml-bericht is slechts globaal: er wordt uitsluitend gecheckt of de zogenoemde 'tagnames' van de nominatieve gegevens wel juist zijn. Als bij deze controle fouten worden aangetroffen, krijgt u een foutmelding, voorzien van een foutcode.

3. Consistentiecontrole

Deze controle is wat diepgaander dan de voorgaande. Hierbij worden fouten opgespoord die vrijwel altijd te wijten zijn aan fouten in de programma's. Deze worden daarom gemeld aan de inzender. Dat is niet altijd de inhoudingsplichtige. Dit kan namelijk ook een administratiekantoor of salarisverwerker zijn. In onder andere de volgende situaties wordt beoordeeld of een aangiftebericht inconsistent is:

  • totaal loon LB/PV in het collectieve deel is niet consistent met het totaal loon van de nominatieve aangiften;
  • totaal loon SV in het collectieve deel is niet consistent met het totaal loon van de nominatieve aangiften;
  • de totaal ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen in het collectieve deel is niet consistent met het totaal van de nominatieve aangiften;
  • totaal premies werknemersverzekeringen in het collectieve deel is niet consistent met het totaal van de nominatieve aangiften;
  • totaalbedrag vergoeding bijdrage Zvw in het collectieve deel is niet consistent met het totaal van de nominatieve aangiften;
  • totaal generaal is niet consistent met het totaal van de samenstellende collectieve rubrieken.

4. Inhoudelijke controles

Bij deze controle wordt bekeken of de gegevens voldoen aan de specificaties. Daarbij kan onder andere gedacht worden aan:

  • tijdvakcontroles; hierbij wordt gecontroleerd of de tijdvakgegevens juist zijn (geldig voor de inhoudingsplichtige, niet in de toekomst liggen, et cetera);
  • controle van het loonheffingennummer;
  • controle voor jaaraangevers of totaal loon, totaal loon SV, eindheffingen en afdrachtverminderingen groter zijn dan nul.
  • controles op toepassing van de juiste percentages

Terugkoppeling van fouten

Bij de start van de elektronische loonaangifte was het de bedoeling dat de fouten snel teruggekoppeld zouden worden naar de aanleveraar en/of de inhoudingsplichtige. Een snelle terugkoppeling stelt de aanleveraar en/of inhoudingsplichtige in staat deze fouten snel - als het kan binnen de aangiftetermijn - te corrigeren. Het was dan ook de bedoeling dat vrij snel na ontvangst van de aangifte, en bij constatering van een fout in de nominatieve gegevens, u als werkgever een automatisch gegenereerd bericht zou ontvangen. De zogenoemde Melding Onjuiste Werknemersgegevens (MOW). Tot op heden is dit bericht er echter niet gekomen en het zal er ook niet komen.

Door aanloopproblemen bij de Belastingdienst en het UWV lukte het niet een snelle terugkoppeling te geven. Zowel de Belastingdienst als het UWV hadden er alle belang bij deze 'achterstand' weg te werken. De tijd die verstrijkt tussen het indienen van een aangifte en de terugkoppeling is dan ook steeds minder geworden. Sinds medio 2008 worden de fouten binnen één maand na afloop van het aangiftetijdvak teruggekoppeld.

Voorbeeld terugkoppeling fouten loonaangifte
De aangifte van augustus moet uiterlijk 30 september bij de Belastingdienst binnen zijn, eventuele fouten in deze aangifte zullen medio oktober worden teruggekoppeld. Deze relatieve snelle terugkoppeling betekent wel dat u de aangifte over oktober inmiddels al ingediend kan hebben waarin dezelfde fout als in september is gemaakt.

Veel sneller zal de terugkoppeling helaas niet kunnen. Door het niet kunnen realiseren van de geautomatiseerde MOW moet de Belastingdienst altijd wachten tot na het einde van de aangiftetermijn. Ook wordt het aantal controles steeds verder uitgebreid.

Door de aanscherping van de controles wordt een aangifte nu sneller gecontroleerd en dit kan in een aantal gevallen zelfs leiden tot een afkeuring van de aangifte aan de poort. U ontvangt dan direct een afkeuring in plaats van een ontvangst bewijs.

De fouten in de aangifte moeten dan worden hersteld en de gehele aangifte, zowel collectief als nominatief, moet dan op de gebruikelijke wijze binnen de aangifte termijn opnieuw worden ingestuurd.

Veel voorkomende fouten loonaangifte

Een aantal veel voorkomende fouten waren of zijn (in willekeurige volgorde)

  • De combinatie BSN/sofi-nummer en nummer inkomstenverhouding komt binnen één aangifte meerdere keren voor. Deze combinatie mag binnen een aangifte slechts één keer voorkomen. Want iedere inkomstenverhouding moet worden aangeduid met een uniek nummer van vier posities. En als een persoon meerdere gelijktijdige of volgtijdige arbeidsovereenkomsten of uitkeringen heeft, moet er dus per arbeidsovereenkomst of uitkering een apart (uniek) volgnummer IKV moet worden toegekend.. Deze fout leidt tot een directe afkeuring van de aangifte.
    Â
  • In de loonaangifte staat een ongeldige combinatie van het BSN/sofi-nummer en de geboortedatum. Veel werkgevers zijn al geconfronteerd met deze foutmelding. De Belastingdienst en het UWV voeren deze controle uit met behulp van de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA). Ze vergelijken de aangeleverde gegevens met de gegevens die in de GBA staan. Deze controle kan daarom nooit door de inhoudingsplichtige of aanleveraar worden uitgevoerd omdat deze geen toegang hebben tot de GBA. Het hoeft niet altijd zo te zijn dat de inhoudingsplichtige een fout heeft gemaakt. Het kan ook zijn dat de gegevens in de salarisadministratie niet in overeenstemming zijn met de gegevens uit het paspoort. In dat geval is de mogelijkheid aanwezig dat er een 'vergissing' in de GBA zit.
    Â
  • De datum aanvang Inkomstenverhouding (IKV) heeft geen waarde. De datum aanvang inkomstenverhouding (dit is de datum van indiensttreding) is niet ingevuld. Dit is een vergissing van de inhoudingsplichtige. Dit veld moet altijd bij iedere aangifte worden ingevuld.
    Â
  • De datum aanvang Inkomstenverhouding (IKV) ligt ná de datum van het einde van het aangiftetijdvak. De werknemer komt bijvoorbeeld in dienst op 10 februari maar de werknemer wordt in de aangifte al opgenomen over de maand januari.
    Â
  • Bij 65+ staat de code verzekering (WIA/ZW/WW) op 'ja'. Bij het bereiken van de 65-jarige leeftijd moet vanaf het begin van het aangiftetijdvak de code verzekering op 'N(ee)' staan. Op zich begrijpelijk dat dit veld verwarring geeft. Iemand is namelijk wel formeel verzekerd tot zijn 65e verjaardag, maar er hoeft voor dat tijdvak geen premie meer te worden berekend.
    Â
  • Een 'leuke' fout is de foutmelding dat de datum aanvang IKV vóór de geboortedatum ligt. Dit komt wel eens voor en houdt in dat er iemand in dienst is genomen voordat de persoon geboren is. Een invoerfoutje!

Controles met ingang van medio 2009

De Belastingdienst en het UWV hebben, om de Polisadministratie betrouwbaarder en stabieler te maken, vanaf 2009 een aantal maatregelen genomen:

  • Het aantal controles is uitgebreid.
  • Veel controles worden naar voren gehaald, naar het begin van de keten.
  • Er worden meer controles op samenhang uitgevoerd.
  • Er komt een snellere terugkoppeling van de fouten.
  • Er komt een correctieverplichting in plaats van een correctieverzoek.

Deze maatregelen komen op het volgende neer:

  • De meeste controles zullen uitgevoerd worden aan 'de Poort', dus bij binnenkomst van de loonaangifte.
  • De touwtjes zijn strakker aangehaald, een 'inhoudelijk foute' aangifte wordt niet meer doorgestuurd naar de Polisadministratie.
  • Er zijn meer controles gekomen wat inhoudt dat de softwareontwikkelaars en de inhoudingsplichtige meer en meer onbezoldigd ambtenaar worden en steeds meer (overheids)verantwoordelijkheid krijgen.

De Belastingdienst en het UWV zetten de ingeslagen dus weg voort om de keten stabieler en betrouwbaarder te maken. Er worden nu op een aantal punten eerder in het proces gecontroleerd. Het gaat daarbij uitsluitend om eisen die op een zelfstandig bericht kunnen worden getoetst zonder dat er gegevens uit andere gegevensbronnen nodig zijn.

De meeste eisen betreffen samenhang tussen rubrieken. Voldoet een aangiftebericht niet aan deze (samenhang)eisen, dan leidt dit tot eenzelfde afhandeling als bij het niet voldoen aan de technische specificatie. Dit betekent dus dat een aangifte door de Belastingdienst wordt geweigerd. In het document 'Fouttabel Aangifte Loonheffingen' staat een opsomming van de foutsoorten en meldcodes.

Gevolgen controles vanaf medio 2009

De gevolgen van het strengere beleid hebben zowel u als de softwareontwikkelaars dan wel aanleveraars gemerkt. In een overgangsperiode (1 januari tot en met 30 september 2009), werden de inhoudelijke fouten teruggekoppeld met een zogenaamde 'warning' (waarschuwing). Dit houdt in dat de fout wordt gemeld met een correctieverplichting. De fout moest u in de eerstvolgende aangifte corrigeren.

Na deze overgangsperiode , vanaf 1 oktober 2009, worden een aantal inhoudelijke fouten teruggekoppeld met een 'error' (harde fout). Dit houdt in dat de aangifte aan 'de Poort' wordt geweigerd en niet wordt geaccepteerd en in het aangifteproces wordt opgenomen. Deze aangifte moet binnen de aangifteperiode gecorrigeerd worden en opnieuw worden ingezonden. Gebeurt dit niet dan kan dit een aangifteverzuim en/of betalingsverzuim tot gevolg hebben.