De werkgever is verantwoordelijk voor de bijtelling bij het loon. Als blijkt dat de bijtelling ten onrechte niet is gedaan, dan zal de Belastingdienst in eerste instantie een naheffing opleggen aan de werkgever. Dit omdat een loonbestanddeel niet is verantwoord in de loonadministratie.
Alleen als aantoonbaar op jaarbasis niet meer dan 500 km. privé wordt gereden kan de werkgever de bijtelling achterwege laten.
Dat een auto voor niet meer dan 500 km. privé wordt gebruikt kan op verschillende manieren blijken. In feite geldt er een vrije bewijsleer. De meest gebruikte vorm om te laten blijken dat een auto niet voor privé wordt gebruikt is een rittenregistratie. Aan een rittenregistratie worden wel strenge eisen gesteld. Zo moet een rittenregistratie ten minste de volgende gegevens bevatten:
- merk, type en kenteken van de auto;
- periode van terbeschikkingstelling van de auto;
- per rit: i. datum;
ii. beginstand en eindstand van de kilometerteller
iii. beginadres en eindadres
iv. de gereden route indien deze afwijkt van de meest gebruikelijke
v het karakter van de rit
Verklaring geen privé-gebruik auto van de zaak
Bij de totstandkoming van de wetgeving is er een amendement aangenomen waarbij is geregeld dat een werknemer bij de Belastingdienst een ‘verklaring geen privé-gebruik’ kan vragen. De werkgever kan de bijtelling achterwege laten als de werknemer een beschikking van de inspecteur heeft overhandigd. Het voordeel voor de werkgever is dat de bewijslast dat de auto niet voor privé wordt gebruikt weer verschuift naar de werknemer. De werknemer moet ten opzichte van de inspecteur overtuigend bewijzen dat de auto niet voor privé wordt gebruikt. In de praktijk betekent dit dat de werknemer een rittenregistratie zoals hiervoor vermeld zal moeten bijhouden. Het aanvragen en ontvangen van een beschikking is min of meer een formaliteit. Op het moment van aanvragen worden er geen bewijsstukken gevraagd. De werknemer moet echter op ieder moment kunnen aantonen dat de auto op kalanderjaarbasis voor niet meer dan 500 km. privé wordt gebruikt.
De werknemer moet zelf een verzoek om intrekking doen zodra de auto op kalenderjaarbasis voor meer dan 500 km privé wordt gebruikt. Indien blijkt dat de verklaring ten onrechte is afgegeven wordt de alsnog verschuldigde belasting en bijdrage Zorgverzekeringswet niet nageheven bij de werkgever, maar bij de werknemer. De werkgever hoeft in dat geval de inkomensafhankelijke bijdrage niet te vergoeden aan de werknemer.
De ‘verklaring geen privé-gebruik’ biedt werkgevers dan ook een grote mate van zekerheid dat zij niet geconfronteerd kunnen worden met vervelende financiële gevolgen (naheffing) achteraf. Dit is alleen anders als de werkgever wist dat de verklaring ten onrechte is afgegeven.
